Säätiön johdon vastuu on painava – tiedätkö, mitä se käytännössä tarkoittaa?

Mistä säätiön johto muodostuu?

Säätiön johto muodostuu hallituksesta sekä mahdollisesti sen rinnalla toimivasta toimitusjohtajasta ja hallintoneuvostosta. Hallitus on ainoa lain edellyttämä hallintoelin säätiölle, mutta tarvittaessa käyttöön voidaan ottaa myös toimitusjohtaja ja hallintoneuvosto. Tyypillisesti tämä määräytyy sen mukaan, miten iso säätiö on kyseessä. Suurilla säätiöillä, joilla on merkittäviä varoja, on useimmiten nämä kaikki kolme hallintoelintä.

Säätiölakiin perustuen johdon vastuulla on huolehtia säätiön toiminnan tarkoituksen toteuttamisesta ja säätiön edusta. Jos käytössä on useampia hallintoelimiä, vastuu hajautuu eri hallintoelimille ja voi osittain mennä ristikkäin.

Mitkä ovat hallituksen, säätiön toimitusjohtajan ja hallintoneuvoston vastuut?

Jos säätiöllä ei ole muita hallintoelimiä kuin hallitus, kuuluu vastuu koko säätiön johtamisesta luonnollisesti hallitukselle ja sen jäsenille. Hallituksen tehtävänä on huolehtia säätiön hallinnosta ja sen toiminnan järjestämisestä asianmukaisesti. Myös kirjanpidon ja varainhoidon järjestäminen kuuluu hallituksen vastuulle. Jos käytössä on myös muita hallintoelimiä, voi hallitus delegoida yleistoimivaltaansa kuuluvaa päätösvaltaa, mutta vastuu pysyy kuitenkin hallituksella. Sellaisissa tehtävissä, jotka laissa on säädetty nimenomaan hallitukselle, ei delegointimahdollisuutta ole.

Toimitusjohtajan vastuu painottuu enemmän operatiiviseen johtoon. Hän huolehtii säätiön tarkoituksen toteutumisesta käytännön tasolla sekä hoitaa säätiön muuta päivittäistä hallintoa hallituksen antamien ohjeiden ja määräysten mukaan. Toimitusjohtaja vastaa kirjanpidon lainmukaisuudesta ja huolehtii, että varainhoito on järjestetty luotettavalla tavalla. Toimitusjohtajalla on tiedonantovelvollisuus hallitukselle eli hän myös tuottaa ja toimittaa tarvittavat tiedot hallitusta varten. Vaikka hallitus antaa toimitusjohtajalle mandaatteja hoitaa tiettyjä asioita ja toimitusjohtajalla on myös itsenäistä vastuuta, ei hän kuitenkaan saa ryhtyä säätiön toiminnan laajuus huomioiden epätavallisen laajoihin toimiin.

Hallintoneuvosto on säätiön korkein valvontaelin ja se valvoo hallitusta sekä toimitusjohtajaa ja heidän toimintaansa. Hallintoneuvoston vastuulle kuuluu muun muassa hallituksen jäsenten ja tilintarkastajan valinta, tilinpäätöksen toimintakertomuksen vahvistaminen ja merkittävistä toiminnan muutoksista päättäminen.

Kaikkia säätiön toimielimiä koskee huolellisuusvelvoite ja esimerkiksi esteellisyyssäännökset. Kunkin säätiön johdossa toimivan tulee siis toteuttaa tehtäväänsä ja lain edellyttämää vastuuta huolellisesti – edes tietämättömyys, osaamattomuus tai passiivisuus eivät vapauta tästä vastuusta.

PRH on ottanut aktiivisemman roolin valvonnassa – tämä näkyy myös säätiöille yhä useammin

Patentti- ja rekisterihallitus eli PRH valvoo säätiöiden toimintaa. Se on ottanut valvontaan entistä konkreettisemman otteen ja alkanut käyttää valvonnan keinoja yhä näkyvämmin. Säätiöiden vastuu tulee konkreettisemmaksi myös julkisuuteen nousseiden oikeustapausten kautta.

Käytännössä PRH tekee jälkikäteistä laillisuusvalvontaa, jonka perusteena käytetään säätiöiden toimittamia vuosiselvityksiä. Valvontatyö on jatkuvaa ja aktiivista, eikä painotu esimerkiksi vain siihen ajankohtaan, kun vuosiselvitykset on toimitettu. PRH:lla on laajat oikeudet pyytää myös lisäselvityksiä säätiöltä tai muilta viranomaisilta.

Jos säätiön toiminnassa selviää huomautettavaa, voi PRH määrätä säätiön korjaamaan toimintaansa tai jopa kieltää tiettyjen päätösten täytäntöönpanon. Tätä voidaan tehostaa esimerkiksi uhkasakolla. Valvontatoimenpiteet voivat ulottua myös henkilökohtaisesti hallituksen tai hallintoneuvoston jäseniin. Tarvittaessa PRH:lla on oikeus hakea tuomioistuimelta jopa hallituksen tai hallintoneuvoston jäsenten erottamista, jos toimielin tai sen jäsen on jatkuvasti tai kokonaisuutena arvioiden törkeästi toiminut lain tai säätiön sääntöjen vastaisesti.

Osaamattomuus tai passiivisuus ei vapauta vastuusta

Säätiön johdossa vastuu on myös yksityishenkilöillä eli hallituksen jäsenillä, toimitusjohtajalla ja mahdollisen hallintoneuvoston jäsenillä. Vastuun laiminlyönti ei tarkoita välttämättä sitä, että tekisi aktiivisesti jotain väärin. Etenkin valvovan elimen kohdalla laiminlyönti voi olla sitä, ettei toteuta tehtäväänsä – eli valvontaa. Hallituksen tai hallintoneuvoston jäsenen toistuva, perusteeton poissaolo voi myös olla asia, johon PRH kiinnittää huomiota valvonnassaan.

Huolellisuusvelvoite luo korkean selvitysvastuun koko säätiön johdolle. Tarvittaessa on pystyttävä osoittamaan, että esimerkiksi jollekin päätökselle on tutkittu perusteita ja huomioitu huolellisesti eri näkökulmia. Jos päätös on ollut huono ja aiheuttaa säätiölle haittaa, ei johto voi laistaa vastuustaan toteamalla, ettei tiedetty paremmin. Johdon vastuulla on ottaa aktiivisesti selvää ja siten toteuttaa vastuutaan mahdollisimman hyvällä tasolla.

Dokumentoi huolellisesti

Hyvä käytännön ohje säätiön johdolle on, että kaikki kannattaa dokumentoida. Kun on esimerkiksi tehtävä vaikeita päätöksiä, kannattaa dokumentoida huolellisesti se, miten päätökseen on tultu. Mitä näkökulmia on otettu huomioon, miten asiaa on selvitetty ja miten päätöksen vaikutuksia on arvioitu? Jos jollain hallituksen jäsenellä on päätöksestä eriävä mielipide, tämäkin on tärkeää kirjata ylös. Tieto siitä voi vaikuttaa jäsenen henkilökohtaiseen vastuuseen.

Säätiön toimintaan erikoistunut kumppani tukee fiksusti säätiön toimintaa

Säätiön hallintoon liittyy niin paljon erikoisuuksia, että esimerkiksi taloushallinnon kumppanin on tärkeää ymmärtää säätiön toimintaa ja mitä kaikkea sen ympärillä on osattava huomioida. Myös juridinen neuvonta ja tuki voivat olla säätiön johdolle arvokasta ja tarpeellista.

Aallon Groupissa on säätiöiden toimintaan erikoistunut tiimi. Tiimin erityisosaamisalueisiin kuuluvat muun muassa:

• Apurahat ja viranomaisvelvoitteet
• Rahankeräysluvat ja viranomaisvelvoitteet
• Sijoitusvarallisuus – arvopaperikirjanpito
• Omakatteiset, sidotut ja vapaat rahastot – kirjanpitokäsittelyt
• Valtionavustukset ja viranomaisvelvoitteet
• Yleishyödyllisten yhteisöjen verotus

Lisäksi Aallon Groupissa toimii myös lakipalveluiden tiimi, joten saat samalta tutulta kumppanilta myös juridista neuvontaa säätiön toiminnan tueksi.