Mitä palkkahallinnon ulkoistaminen tarkoittaa?
Ulkoistamisen voi määritellä niin, että asiakasorganisaatio ja ulkopuolinen palvelutarjoaja tekevät sopimuksen asiakasorganisaation prosessien suorittamisesta ja kehittämisestä. Tavoitteena ulkoistamisella on organisaatio suorituskyvyn parantaminen. Ulkoistaminen on tyypillistä erityisesti organisaatioiden tukitoiminnoissa, jollaiseksi palkkahallintokin luokitellaan.
Palkkahallinnon ulkoistaminen on yhä yleisempää ja sen mukanaan tuomat hyödyt on huomattu Suomessakin. Mistä syistä ulkoistaminen sitten kannattaa? Me nostaisimme esille ennen kaikkea seuraavat viisi asiaa.
1. Säästät aikaa ja vaivaa
Palkkahallintoon liittyvät tehtävät ovat jokaisen palkkaa maksavan yrityksen lakisääteinen velvollisuus, jonka – vähintään asianmukaiseen – hoitamiseen on oltava riittävät resurssit. Työntekijöiden määrästä, yrityksen toimialasta, työehtosopimuksista ja muusta paikallisesta sopimisesta riippuen aikaa juoksevien tehtävien hoitamiseen kuluu enemmän tai vähemmän. Palkanmaksuun liittyvien juoksevien rutiinien lisäksi palkkahallinnon asioiden hoitajan osaamisen ja säädösten tuntemisen ylläpitoon täytyy varata riittävästi aikaa.
On järkevää miettiä, kumpi on kannattavampaa: käyttää palkkahallintoon omaan organisaatioon erityisesti palkatun työntekijän aikaa vai ostaa palvelu tilitoimistolta? Usein ulkoistettu palkkahallinto osoittautuu kustannustehokkaammaksi vaihtoehdoksi. Sen myötä poistat yhden hallinnollisen aikasyöpön työarjestasi.
2. Voit keskittyä omaan ydinosaamiseesi
Kun asiat rullaavat luotettavasti palkkahallinnon kumppanin kanssa, voit käyttää omia resurssejasi niihin asioihin, jotka osaat parhaiten ja jotka edistävät organisaatiosi liiketoimintaa – oli se sitten laskutettavaa tai muuta taustalla tehtävää tärkeää hallinnollista työtä.
Jos käy niin hyvin, että organisaatiosi kasvaa ja kehittyy tekemisesi tuloksena, tilitoimistokumppanuus palkkahallinnossa ei ainakaan hidasta sitä. Ulkoistettu palkkahallinto skaalautuu asiakasorganisaation vaihtuviinkin tarpeisiin joustavasti.
3. Varmistat laadun
Koulutettujen ja osaamistaan ylläpitävien taloushallinnon ammattilaisten hoitamana palkanlaskenta ja HR-toiminnot ovat aina varmoissa käsissä. Näitä palveluita tarjoavien vakavasti otettavien asiantuntijaorganisaatioiden toimintaan liittyy useimmiten laadunseurannan ja kehittämisen prosessi. Tietämys on ajan tasalla ja käytössä ovat tehokkaat tekniset ratkaisut, joilla virheiden mahdollisuus pystytään minimoimaan. Myös henkilöstösi voi luottaa siihen, että palkanmaksu tapahtuu aina oikein ja ajallaan.
4. Raporteista on saatavilla selkeää tietoa
Nykyaikaisilla järjestelmillä toteutettuna palkkahallinnon data kertyy helposti hyödynnettäväksi kokonaisuudeksi, josta on apua liiketoimintasi suunnittelussa, johtamisessa ja monissa yksittäisissä käyttötarkoituksissa. Kattava kokonaisnäkymä dataan henkilöstön takana avaa monia mahdollisuuksia arvioida niin mennyttä kuin tulevaakin.
5. Saat arvokasta apua ja tukea palkkahallinnon kysymyksiin
Ulkoistetun palkkahallinnon kumppanilla on usein monipuolisesti asiantuntemusta taloushallinnosta ja sitä sivuavista aihealueista. Voit hyödyntää kumppanisi osaamista esimerkiksi verotukseen, työsuhdeneuvontaan tai yritysjuridiikkaan liittyvissä kysymyksissä. Sitä kautta voit saada tärkeitä vinkkejä liiketoimintasi johtamiseen.
