Arkkitehtitoimistojen projektiluontoisessa liiketoiminnassa on erittäin tärkeää, että tunnetaan, ymmärretään ja huomioidaan tällaiseen toimintaan liittyvät erikoispiirteet myös taloushallinnon ja kirjanpidon näkökulmasta. Projektien kirjanpito on tehtävä oikein ja sen on pysyttävä ajan tasalla. Arkkitehtitoimistoissa, joissa tehdään paljon asuntosuunnittelua, on iso osa laskutuksesta kiinteinä maksuerinä, ja tämä tekee kirjanpidosta hieman haastavampaa. Tällöin hyvä projektiseuranta helpottaa keskeneräisten töiden jaksottamista kuukausitasolla.
Hyvät työkalut projektinhallintaan
Liiketoiminnassa, joka pyörii pitkälti erilaisten projektien ympärillä, on keskeisessä roolissa hyvät projektinhallinnan työkalut. Mitä isommasta toimistosta on kyse, sen tärkeämpää on panostaa hyvään projektinhallinnan järjestelmään. Hyvä projektinhallinta varmistaa, että asiat pysyvät ajan tasalla ja oikein, sekä mahdollistaa luotettavan ennustamisen tulevaan. Ilman kunnollista projektinhallintaa ja luotettavaa tietojen ylläpitoa liiketoiminnan kehittäminen on hyvin hankalaa.
On etu, jos tilitoimistokumppani tuntee alan ja sille soveltuvat järjestelmäratkaisut. Tilitoimisto voi aktiivisena kumppanina kokemuksellaan suositella toimivaa järjestelmäkokonaisuutta. On tärkeää, että toiminnan kannalta keskeiset järjestelmät keskustelevat keskenään, eikä esimerkiksi turhaa manuaalista työtä tarvita arjen projektinhallinnan ja taloushallinnon välillä.
Henkilöstö on yrityksen menestyksen kannalta avainasemassa
Asiantuntijayrityksissä, kuten arkkitehtitoimistoissa suurin kuluerä muodostuu tyypillisesti henkilöstökuluista. Henkilöstö onkin tällaisen yrityksen toiminnassa avainasemassa, joten henkilöstöstä on syytä pitää hyvää huolta. On tärkeää, että palkanmaksuun liittyvät asiat hoidetaan täsmällisesti, tarkasti ja aina ajantasaisesti. Projektiluontoisuuden vuoksi myös palkanlaskuun liittyy erikoispiirteitä, jotka on osattava ennakoida.
On tärkeää huomioida muun muassa, että kuukausittainen laskutus ja palkat menevät samassa rytmissä, jotta kuukausittainen tulos on oikein. Todellisuudessa nämä harvoin menevät täsmälleen samoin, jolloin kirjanpidossa on tehtävä tarvittavat jaksotukset erojen osalta. Lisäksi kuukausittainen lomapalkkavelan kirjaaminen on nykyään perusedellytys sille, että lukuihin voi luottaa.
Miten arkkitehtitoimistojen toimintaan erikoistunut tilitoimisto voi tukea yritystä?
- Varmistamalla, että projektien kirjanpito pysyy aina ajan tasalla ja oikein
- Tilitoimisto huolehtii, että alakohtaiset erikoisuudet toteutuvat kirjanpidossa
- Kokemuksellaan tilitoimisto voi suositella toimivia projektinhallinnan ohjelmistoja ja sopivia järjestelmäratkaisuja
- Alan tunteva tilitoimistokumppani voi tarjota arvokasta osaamista myös johtoryhmän päätöksenteon ja liiketoiminnan kehittämisen tueksi
Tukea liiketoiminnan kehittämiseen
Yrityksen johdon on voitava luottaa siihen, että taloushallinnosta syntyvä data on ajantasaista ja luotettavaa. Jos tilitoimistokumppani on perehtynyt alan erikoispiirteisiin hyvin, voi tilitoimisto tukea yritystä paitsi varmistamalla, että juoksevat taloushallinnon arjen asiat hoidetaan huolellisesti ja ajantasaisesti, myös tarjota näkemystä liiketoiminnan kehittämiseen ja päätöksenteon tueksi. Joskus voi olla järkevää ottaa johtoryhmän avuksi ulkoistettu taloushallinnon ammattilainen, jolla on syvä taloushallinnon asiantuntemus ja alaan liittyvää erikoisosaamista. Kun ote alan yleiseen tuntumaan on vahva, voidaan yrityksen raportteja verrata siihen, ja tarvittaessa tehdä esimerkiksi korjaavia toimenpiteitä ennakoiden. Liiketoiminnan kehittämisen kannalta osaavan taloushallinnon kumppanin tuki voi olla erittäin merkittävässä roolissa.
Tiesitkö, että meillä Aallon Groupilla on arkkitehtitoimistojen taloushallintoon erikoistunut yksikkö? Lue lisää!
