Palkanlaskenta voi olla järkevää ulkoistaa jo siitä syystä, että ammattilaisen hoitaessa palkkahallintoa, tulevat siihen liittyvät velvollisuudet varmasti hoidettua täsmällisesti. Palkat on maksettava aina ajallaan ja oikein, oli tilanne mikä tahansa. Palkkoihin liittyy myös viranomaisvelvoitteita, kuten tulorekisteri-ilmoitukset, joista on huolehdittava asianmukaisesti. Työn haastavuus saattaa yllättää, jos palkanlaskenta tehdään yrityksessä itse. Palkanlaskenta voi viedä asiaan vähemmän perehtyneeltä henkilöltä kohtuuttomasti aikaa, kun yrityksen sisällä olisi tärkeämpää keskittää aika ydinliiketoiminnan kehittämiseen ja sen kannalta tärkeimpiin toimenpiteisiin.
Palkanlaskijan tiedot ja taidot on oltava ajan tasalla
Palkkahallintoon liittyvä osaaminen vaatii jatkuvaa päivittämistä, sillä esimerkiksi työehtosopimuksiin tulee muutoksia säännöllisesti. Niihin perehtyminen, lainsäädännön tulkinta ja käytännön soveltaminen voi olla haastavaa ja saattaa viedä paljon aikaa. Palkkahallinnon ammattilaisilla osaamisen ylläpitäminen on osa työnkuvaa. Tilitoimistoissa palkanlaskijan osaaminen kuuluu osaksi tarjottua palvelua ja osaamisen kehittämiseen ja säännölliseen kouluttautumiseen käytetään ainakin Aallon Groupissa runsaasti resursseja. Kun palkkahallinto on ulkoistettu tilitoimistoon, voit luottaa, että palkkojen laskenta ja niihin liittyvät velvoitteet ovat osaavissa käsissä ja palkanlaskijalla on tuorein tieto ja osaaminen.
Hyvillä järjestelmillä ja toimivilla prosesseilla tehokkuutta palkanlaskentaan
Tilitoimiston kautta yritys saa palkkahallintonsa tueksi paitsi palkanlaskennan asiantuntijan osaamisen, myös hyvät työkalut ja toimivat prosessit. Ulkoistamalla palkanlaskennan tilitoimistolle, voi yritys saada toimiston kautta käyttöönsä monipuoliset ammattilaisille suunnatut sähköisen palkkahallinnon järjestelmät, joiden hankkiminen yritykselle itselleen ei olisi välttämättä mahdollista tai taloudellisesti järkevää.
Ulkoistaminen voi tuoda selkeyttä myös prosesseihin, kun ammattilainen huolehtii, että esimerkiksi lomapäivistä on tarkka seuranta, liukuvan työajan saldokertymät ja työajan lyhennysvapaat ovat ajan tasalla ja laskennat tapahtuvat työehtosopimuksen mukaisesti.
Palkanmaksuun saattaa liittyä myös herkiksi koettuja asioita, kuten ammattiyhdistysten jäsenmaksut tai ulosottotilitykset. Kun ulkopuolinen taho hoitaa palkkahallinnon, hoituvat myös nämä ammattitaitoisesti osana prosessia. Ulkoistaminen voi tuoda positiivisessa mielessä sopivaa etäisyyttä ja neutraaliutta palkanlaskentaan.
Ulkoistamalla jopa kustannussäästöjä
Parhaimmillaan palkanlaskennan ulkoistaminen tuo yritykselle kustannussäästöjä. Kun ammattilainen hoitaa palkanlaskennan, voidaan oma työaika keskittää liiketoiminnan kannalta tuottavampaan työhön. Ammattilainen todennäköisesti tekee työn myös nopeammin kuin tehtävään harjaantumaton. Tiedon puutteesta tai unohduksista aiheutuvista virheistä ja viranomaisvelvoitteiden laiminlyömisestäkin voi aiheutua kustannuksia. Esimerkiksi myöhässä tehdystä tulorekisteri-ilmoituksesta seuraa myöhästymismaksu. Virheiden mahdollisuus minimoidaan, kun palkkahallintoa hoitaa ammattilainen, jonka tiedot ja taidot ovat ajan tasalla.
Ulkoistaminen voi tuoda myös turvaa, kun palkkahallinto ei ole vain yhden ihmisen varassa. Tilitoimistoissa työskentelee tyypillisesti useampia palkkahallinnon ja palkanlaskennan ammattilaisia, jolloin voidaan varmistaa työn jatkuminen myös loma-aikoina tai sairastapausten sattuessa.
Palkanlaskenta kannattaa ulkoistaa – tässä 5 hyvää syytä!
- Tiedon tai ammattitaidon puutteesta johtuvat virheet minimoidaan
- Ammattilainen hoitaa viranomaisvelvoitteet täsmällisesti, ajallaan ja oikein
- Palkanlaskenta ei ole vain yhden ihmisen varassa, kun tilitoimistossa on tuuraajia lomien tai sairastapausten varalle – ulkoistaminen tuo turvaa ja jatkuvuutta
- Voit keskittää oman ajan ydinliiketoimintaan
- Parhaimmillaan syntyy jopa kustannussäästöjä
Milloin palkanlaskennan voi ulkoistaa?
Usein ajatellaan, että palkkahallinnon ulkoistaminen on tehtävä vuoden alussa. Se ei kuitenkaan ole välttämätöntä, vaan palkanlaskennan voi ulkoistaa milloin vain. Aiemmin tehdyt vuosi-ilmoitukset jäivät historiaan, kun tulorekisteri otettiin käyttöön. Ei siis ole mitään estettä sille, etteikö palkanlaskentaa voisi ulkoistaa tilitoimistolle kesken vuotta.
Tilitoimisto tarvitsee yritykseltä tiedot henkilöstön määrästä, palkkakaudesta, maksupäivistä ja noudatettavasta työehtosopimuksesta. Tämän pohjalta tilitoimisto voi tehdä tarjouksen ja arvioida kustannukset. Työn aloittaminen hoituu yleensä varsin mutkattomasti, eikä se vaadi yritykseltä itseltään isompia ponnistuksia. Palkanlaskenta on mahdollista ulkoistaa myös yksittäisenä osa-alueena, vaikka kirjanpito hoidettaisiin toisaalla.
Harkitsetko palkkahallinnon ulkoistamista? Meillä Aallon Groupilla ulkoistettu palkkahallinto ja palkanlaskenta perustuvat aina kasvolliselle palvelulle. Saat tueksesi sinulle nimettyjen palkkahallinnon asiantuntijoiden osaamisen ja tuen, sekä erinomaiset työkalut sujuvaan, tarkkaan ja varmaan palkanlaskentaan. Lue lisää ulkoistetusta palkanlaskennasta palveluna!
