Vuoden pimeimpään aikaan oleskelu aurinkoisemmissa maisemissa houkuttelee paitsi lomailijoita myös sellaisia työntekijöitä, joille etätyö on mahdollista. Voiko työntekijä siis ryhtyä tuumasta toimeen ja lennähtää kannettava tietokone kainalossa palmun alle? Tämä on kysymys, joka varmasti on monen työntekijän ja vastaavasti myös työnantajan huulilla.
Etätyö ulkomailla ei ole työtekijän subjektiivinen oikeus
Mahdollisuus tehdä tilapäisesti etätyötä ulkomailla on monen työnantajan valttikortti ja tukee positiivista työnantajaimagoa. Työntekijälle se voi olla loistava mahdollisuus ladata akkuja ja hakea samalla vaihtelua arkeen. Se ei kuitenkaan ole subjektiivinen oikeus, sillä työnantajalla on oikeus vaikuttaa siihen, mistä käsin työtä tehdään.
Ulkomaan etätyöhön ei tule lähteä ilman riittäviä ennakkotoimenpiteitä. Näitä tarvitaan sekä työntekijältä että työnantajalta, vaikka ulkomailla työskentely tapahtuukin nimenomaan työntekijän intressissä, sillä etätyö ulkomailla voi aiheuttaa riskejä ja velvoitteita myös työnantajalle. Työnantajan on tärkeää luoda sellainen ulkomaan etätyöpolitiikka, jossa riskit on huomioitu ja mahdollisuuksien mukaan poistettu sopivilla rajauksilla.
Ulkomaan etätyön riskit syntyvät monen eri tekijän kautta. Huomioon tulee ottaa esimerkiksi työntekijän verotus- ja sosiaaliturvastatus, kiinteän toimipaikan muodostuminen sekä mahdolliset lupa-asiat ja vakuutukset. Lisäksi pohdintaan tulee ottaa myös liuta erilaisia käytännön asioita. Verrattuna etätyöhön Suomen rajojen sisällä, ulkomaan etätyö vaatii enemmän suunnittelua ja ennakointia.
Työantajalle voi seurata rekisteröinti- ja raportointivelvoitteita
Etätyö ulkomailla voi aiheuttaa työnantajalle velvoitteita esimerkiksi työntekijän oman verotusaseman takia. Tässä merkitystä voi olla muun muassa oleskelun kestolla ja työntekijän henkilökohtaisilla olosuhteilla, kuten perheen asuinvaltiolla ja sillä, missä maassa henkilön varsinainen koti sijaitsee. Myös työntekijän sosiaaliturva-asioilla on vaikutus työnantajavelvoitteisiin.
Jos työskentely suuntautuu EU:n sosiaaliturva-asetuksen soveltamisalueelle, työnantaja hakee A1-todistusta eläketurvakeskukselta. A1-todistus todentaa sen, minkä maan sosiaaliturvaan henkilö kuuluu myös tilapäisen ulkomailla työskentelyn aikana eli sillä voidaan poiketa pääsäännöstä, jonka mukaan sosiaalivakuuttaminen tapahtuu työskentelymaan säännösten mukaisesti. Etätyö EU:n sosiaaliturvasopimuksen soveltamisalueen ulkopuolella onkin jo aivan toinen tarina, koska vastaavaa poikkeamaa ei ole tarjolla. Tällaisella alueella etätyöskentely on muutenkin monin tavoin haasteellisempaa.
Mitä sitten tapahtuu, jos tilanne monimutkaistuu esimerkiksi edellä mainituilla perusteilla? Vaikutukset ovat merkittäviä paitsi työntekijälle itselleen, myös työnantajalle. Useimmiten työnantajalle seuraa rekisteröinti- ja raportointivelvoitteita ulkomailla. Lisäksi mukaan voi tilannesidonnaisesti tulla vaikkapa ennakonpidätysvelvollisuus ja velvoite ottaa lakisääteiset vakuutukset kohdemaassa sekä sosiaalivakuutusmaksujen maksaminen paikallisen lainsäädännön mukaan. Työnantajavelvoitteiden hoitamiseen tarvitaan yleensä ulkomainen varjopalkkahallinto, jota pyöritetään kotimaisen palkkahallinnon rinnalla. Velvoitteiden syntyminen siis lisää hallinnollista taakkaa työnantajalle, nostaa yhtiön kuluja ja on usein aikaherkkää puuhaa.
Tilapäiseen etätyöhön EU:n sosiaaliturva-asetuksen soveltamisalueella työnantaja hakee yleensä A1-todistuksen, joka määrittää, minkä maan sosiaaliturvaan työntekijä kuuluu. EU:n ulkopuolella säännöt voivat olla huomattavasti monimutkaisempia.
Puuttuvan tai liian avoimen etätyöpolitiikan myötä työnantajalle voi syntyä esimerkiksi:
- rekisteröinti- ja raportointivelvoitteita
- ennakonpidätysvelvollisuus
- velvoite paikallisten lakisääteisten vakuutusten ottaminen
- tarve ylläpitää ulkomaista varjopalkkahallintoa
Muodostuuko yritykselle kiinteä toimipaikka etätyön myötä?
Työnantajan tulee myös hahmottaa, aiheutuuko ulkomaan etätyöstä kiinteän toimipaikan riskiä. Jos kiinteä toimipaikka muodostuu, saattaa vaikutus olla vielä edellä mainittua laajempi, sillä raportointi- ja mahdollisen ennakonpidätysvelvollisuuden lisäksi tulee yleensä velvoite palauttaa ulkomaille yritysveroilmoitus ja allokoida yhtiön tulot ja kulut kyseisten maiden välille. Kiinteä toimipaikka vaikuttaa yleensä suoraan myös työntekijöiden verotukseen.
Lupa-asiat, vastuut ja velvoitteet
Oman lukunsa muodostavat myös lupa-asiat eli se, saako työntekijä työskennellä tai edes oleskella kyseisessä maassa ilman erillisiä toimenpiteitä. Lupamenettelyn laiminlyönnin vaikutukset voivat olla kauaskantoisia ja kohdistua sekä työntekijään että työnantajaan. Lisäksi on paljon käytännön asioita liittyen muun muassa tietoturvaan, työoikeudellisiin seikkoihin, riittävään vakuutusturvaan, internetin nopeuteen ja kuluvastuuseen. Aina ei tulla ajatelleeksi, miten tulee toimia ja kuka vastaa kuluista, jos esimerkiksi kannettava tietokone sanoo itsensä irti kesken ulkomaan etätyön.
Etukäteen tulee varmistaa mm.:
- tarvitaanko oleskelu- tai työlupaa
- onko vakuutusturva riittävä
- miten tietoturva, yhteydet ja työvälineiden vastuut hoidetaan
- kuka maksaa mahdolliset vahingot tai laiterikot
Etätyöpolitiikka kuntoon etukäteen
Monta asiaa tulee siis ottaa huomioon, jotta ulkomaan etätyöstä tulee nimenomaan tavoiteltu pala paratiisia, eikä odottamaton sudenkuoppa. On huomattavasti edullisempaa selvittää ja minimoida riskejä etukäteen, kuin korjata asioita takautuvasti. Jo lyhyellä sparrailulla kansainvälisen liikkuvuuden ammattilaisen kanssa voidaan riskitasoa keventää merkittävästi. Onko siis ulkomaan etätyöpolitiikkanne ajan tasalla?
