Lastentautien tutkimussäätiö rahoittaa tutkimustyötä miljoonilla euroilla vuosittain. Miten apurahaprosessit ja säätiön vaativa taloushallinto hoidetaan tehokkaasti niukoilla resursseilla? Säätiön toimistoa pyörittävän Sari Jaulaksen mukaan vastaus piilee kumppanissa, joka ymmärtää säätiömaailman erityispiirteet ja toimii arjessa kuin kollega.
Lastentautien tutkimussäätiön tehtävänä on tukea ja edistää lastentautien tutkimusta.
”Myönnämme vuosittain noin kolme miljoonaa euroa apurahoja erilaisiin tutkimushankkeisiin, väitöskirjatöihin ja kliinikkotutkijoiden työhön. Lisäksi rahoitamme professuureja ja teemme lahjoituksia yliopistoille”, kertoo säätiön hallintosihteeri Sari Jaulas.
Yhden hengen toimisto tarvitsee enemmän kuin kirjanpitäjän
Säätiön toimistoa pyörittää Jaulas käytännössä yksin. Hallitus ja hallintoneuvosto toimivat luottamustoimissaan ilman palkkiota, oman päivätyönsä ohella.
”Olen säätiön ainut työntekijä, joten työni käsittää kaiken apurahaprosessin neuvonnasta ja maksatuksista aina kokousjärjestelyihin. Taloushallinnon palvelut on luonnollisesti ostettava ulkopuolelta”, Jaulas kertoo.
Kun sisäisiä kollegoja ei ole, tarvitaan taloushallinnon asioissa ulkopuolista tukea. ”Tilitoimistolta vaaditaan ymmärrystä säätiömaailmasta ja niukoista resursseistamme. On todella tärkeää, että kirjanpitäjä tuntee toimintamme”, toteaa Jaulas.
Ratkaisuna toimialan tunteva kumppani ja henkilökohtainen palvelu
Aallon Group on toiminut säätiön taloushallinnon kumppanina jo pitkään. Jaulakselle yhteistyö tarkoittaa sitä, että kirjanpitäjä on tiivis arjen tuki.
”Olen ollut taloushallinnon palveluihin todella tyytyväinen. Aallon on tilitoimistomme, koska sieltä saan arkeen todellisen tuen, en pelkkää rutiininomaista kirjanpidon hoitamista”, Jaulas tiivistää.
Tämä näkyy konkreettisesti myös arjen käytännöissä. ”Koska toimin yksin, tarvitsemme joihinkin prosesseihin, kuten apurahojen maksatukseen, toisen henkilön varmentajaksi. Kirjanpitäjästä on tullut minulle se kollega, joka auttaa myös tällaisissa ja varmistaa, että prosessi etenee oikein.”
Jaulas arvostaa erityisesti kirjanpitäjän toimialaosaamista. ”Kirjanpitäjällämme on taustaa apurahojen parista, joten hän ymmärtää, miten säätiöt ja apurahaprosessit toimivat. Pitkän yhteistyömme aikana hän on oppinut tuntemaan myös meidän toimintamme hyvin. Auttaa valtavasti, ettei kaikkea tarvitse selittää alusta alkaen”, Jaulas avaa.
Yhteistä kehittämistä ja korvaamaton arjen tuki
Aallon tuki tuo Jaulaksen työhön mielenrauhaa, sillä taloushallinto ei ole hänen omaa ydinosaamistaan – eikä kaikkea tarvitsekaan tietää tai osata itse.
”Aallon on tärkeä arjen tuki. Voin koska tahansa varmistaa kirjanpitäjältä, että ajattelenko jonkin asian oikein. Saan vastaukset aina nopeasti, olipa kyse pienestä tai isosta asiasta”, Jaulas kiittelee.
Yhteistyö on paljon muutakin kuin lakisääteistä kirjanpitoa. Se on myös toiminnan aktiivista kehittämistä yhdessä.
”Vuosien varrella olemme yhdessä hakeneet parhaita tapoja toimia ja muuttaneet esimerkiksi käytäntöä apurahavelan kirjaamisessa. Kun mietimme tulevia kehitysaskelia, otamme aina kirjanpitäjän ja tilintarkastajan mukaan. Koen, että kehitämme toimintaa aidosti yhdessä”, Jaulas toteaa.
”Aallon on tilitoimistomme, koska sieltä saan arkeen todellisen tuen, en pelkkää rutiininomaista kirjanpidon hoitamista.”
Hallintosihteeri
Sari Jaulas
Lastentautien tutkimussäätiö
