Hyvä kirjanpitäjä on yritykselle arvokas tuki. Parhaimmillaan yrityksen taloushallinnon luovuttaminen osaaviin käsiin tarjoaa eväät liiketoiminnan kasvun ja kannattavuuden luomiseen, ja sujuva yhteistyö tilitoimiston kanssa luo hyvän pohjan liiketoiminnan kehittämiselle.
Hyvä kirjanpitäjä hallitsee taloushallinnon koukerot ja tekee yhteistyöstä mutkatonta
Ammattitaitoisella kirjanpitäjällä on hyvä substanssiosaaminen, jolloin voit luottaa, että taloushallintosi on osaavissa käsissä. Taloushallinnon ammattilaiselta vaaditaan myös jatkuvaa osaamisen kehittämistä ja ylläpitoa, joten on tärkeää varmistaa, että kiinnostavan oloiselta kumppanikandidaatilta löytyy riittävä ammattitaito ja edellytykset myös sen ylläpitämiseen.
Taloushallinnon sähköistymisen myötä kirjanpitäjän työn painopiste on siirtynyt rutiinitöiden tekemisestä yhä enemmän talouden lukujen tulkitsemiseen ja liiketoimintaa tukevaan, konsultatiiviseen työhön. Hyvä kirjanpitäjä paitsi hallitsee talouden luvut ja osaa tulkita niitä, myös kommunikoi niistä selkeästi, neuvoo ja tukee arjessa. Parhaan hyödyn kirjanpitäjän palveluista saat silloin, kun yhteistyö on sujuvaa ja kommunikaatio avointa.
Näistä merkeistä tunnistat hyvän kirjanpitäjän:
- Vahva ja laaja substanssiosaaminen – hyvä kirjanpitäjä kehittää ja ylläpitää osaamistaan jatkuvasti. Hyvä tilitoimisto tukee henkilöstöään tässä kehittymisessä.
- Kommunikaatio on toimivaa – saat yhteistyöstä parhaan hyödyn irti, kun yhteydenpito on avointa ja mutkatonta. Hyvän tilitoimiston palvelussa tärkeää on, että tiedät aina kenelle voit soittaa.
- Sähköisten työkalujen ymmärrys ja tehokäyttö – arki rullaa, kun molemmat osapuolet voivat hyödyntää valittuja järjestelmiä sujuvasti, ja tarvittaessa kirjanpitäjä myös tukee järjestelmien tehokkaassa hyödyntämisessä.
- Rohkeus tarttua tehottomiin prosesseihin ja tukea organisaation tavoitteita – hyvä kirjanpitäjä tukee työllään liiketoiminnan tavoitteita ja auttaa muovaamaan yrityksen taloushallinnon prosessit organisaation näkökulmasta järkevään suuntaan.
- Toimialakohtainen tuntemus – joskus yhteistyö on vain merkittävästi parempaa, kun kirjanpitäjä ymmärtää toimialan erityispiirteet ja osaa huomioida ne taloushallinnon näkökulmasta.
Lataa alta maksuton Tilitoimistosta asiantuntevaksi kumppaniksi -opas avuksi juuri sinulle sopivan tilitoimiston valintaan.
Lataa opas tästä
Pyydä tarvittaessa apua budjetointiin ja talouden seurantaan
Budjetointi ja tulevan ennakointi ovat liiketoiminnalle tärkeitä peruspilareita. On ymmärrettävä tämänhetkinen tilanne, yrityksen omat resurssit, odotukset ja tavoitteet, sekä peilata niitä vallitseviin olosuhteisiin ja yleiseen kehitykseen. Kun budjetoinnista ja yrityksen talouden seurannasta tehdään säännöllistä rutiinia ja jatkuvaa tekemistä, pysyy näkymä yrityksen talouskehitykseen selkeänä. On helpompaa kääntää kurssia ajoissa ja selvitä kinkkisemmistäkin paikoista, kun niihin on osattu varautua.
Budjetoinnin ja säännöllisen talouden seurannan tukena kannattaa hyödyntää kirjanpitäjän ammattitaitoa. Taloushallinnon ammattilainen saattaa kiinnittää huomiota sellaisiin asioihin, joita ei itse osaa ajatella. Ammattilainen osaa myös laittaa talouden luvut isompaan perspektiiviin ja verrata niitä esimerkiksi tyypilliseen kehitykseen vastaavanlaisissa yrityksissä.
› Lue myös, mitkä ovat hyvän tilitoimiston 5 tärkeintä tunnusmerkkiä
Tilitoimiston valintaan vaikuttavat hinta, palvelu ja käytössä olevat työkalut
Tilitoimistoa valitessa ja eri vaihtoehtoja vertaillessa on järkevää kiinnittää huomiota paitsi kirjanpitäjän osaamiseen, myös tuotetun palvelun hintaan, tarjotun palvelun kattavuuteen ja laatuun. Myös sillä, minkälaisia työkaluja kirjanpitäjä työskentelee, voi olla merkitystä asiakkaalle. Hinnan vertailtavuuden osalta on tärkeää ymmärtää, mitä rahalla tulee saamaan ja mitä hintaan sisältyy. Kuuluuko tarjottuun hintaan kaikki, vai kasvaako kuukausihinta esimerkiksi jokaisen kirjanpitäjän tekemän kirjauksen, täsmäytyksen ja lisätyn tositteen myötä? Entä saako kirjanpitäjälle soittaa ilman välitöntä lisälaskua? Käytettävä järjestelmä voi tuntua merkittävältä erityisesti silloin, jos omassa yrityksessä on jo totuttu käyttämään jotain tiettyä kirjanpitojärjestelmää.
Sähköiset järjestelmät helpottavat arkea – varmista, että ymmärrät, miten hinnoittelu muodostuu
Erilaisten sähköisten ratkaisujen yleistyminen on johtanut siihen, että osa perinteisestä kirjanpitotyöstä on siirtynyt järjestelmän avulla asiakkaan itsensä tehtäväksi. Näin tilitoimiston asiakas pääsee osallistumaan kirjanpidon rutiineihin ja taloushallinnon asioihin aktiivisesti myös itse. Moderni tilitoimistopalvelu eroaakin olennaisesti perinteisestä mallista, jossa kerran kuukaudessa kirjanpitäjälle toimitetaan aineisto ja tämän pohjalta asiakkaalle laaditaan kuukausiraportit. Hyvät työkalut mahdollistavat sen, että monet taloushallinnon päivittäiset rutiinit, kuten tositteiden tiliöinti ja reskontratilanteen seuranta, hoidetaan osana arkea, jolloin talouden seuranta on reaaliaikaista.
Työkalujen ja järjestelmien merkitys linkittyy myös tiiviisti tarjotun taloushallintopalvelun kokonaishintaan. Eri järjestelmien hinnoitteluparametrit ja sopimusmallit eroavat olennaisesti toisistaan. Välillä tilitoimisto toimii järjestelmän jälleenmyyjänä ja toisinaan järjestelmä hankitaan tilitoimiston asiakkaan toimesta suoraan järjestelmätoimittajalta. Järjestelmien hinnoittelutavat vaikuttavat myös olennaisesti tarjotun kokonaisuuden hintaan. Toiset järjestelmät painottavat hinnoittelussaan yrityksen liikevaihtoa, toisissa tositteiden ja muiden transaktioiden määrät vaikuttavat enemmän.
Järjestelmäkuluihin on syytä kiinnittää huomioida, sillä ne muodostavat tyypillisesti jopa 25–50 % taloushallinnon kokonaiskustannuksesta. Teknisesti edistyksellisimmät tilitoimistot kehittävät ja tarjoavat asiakkailleen omia järjestelmiään, jolloin järjestelmäkustannuksen painoarvoa kokonaisuudessa voidaan saada laskettua.
› Lue myös vinkit eri taloushallintojärjestelmien vertailuun
Miten vertailla eri tilitoimistojen tarjouksia?
Tilitoimistoja vertaillessa hinta on luonnollisesti keskeinen kriteeri, mutta on tärkeää ymmärtää, mitä hinta sisältää. Usein halvempi hinta viittaa siihen, että käytännön asioita jää enemmän asiakkaan itsensä tehtäväksi tai lisämaksullisiksi palveluiksi, kun taas korkeampi hinta sisältää enemmän tilitoimiston palvelua. Mieti, mitä itse kaipaat kirjanpitäjältä ja tilitoimistokumppaniltasi. Mihin olet valmis käyttämään omaa aikaasi, missä tarvitset taloushallinnon ammattilaisen tukea? Millainen tuki kirjanpitäjältä vie liiketoimintaasi parhaalla mahdollisella tavalla eteenpäin?
Varmista, että eri tarjouksia läpikäydessä ymmärrät tarjouksen sisällön. Käy huolellisesti läpi, mitä kiinteä kuukausihinta sisältää ja mitä ei. Tuleeko kiinteän kuukausihinnan päälle säännöllisesti myös muita kuluja, esimerkiksi tositemääriin perustuen? Tai perustuuko kenties koko tarjous tehtyyn tuntimäärään, jonka suuruus vaihtelee puhtaasti tekijän mukaan? Jos et ymmärrä tarjouksen hinnoittelua tai saa selkeää käsitystä millaiseksi kuukausittaiset kulut todellisuudessa muodostuvat, kysy rohkeasti selvennystä. Hyvä tilitoimisto auttaa ymmärtämään tarjouksen sisällön ja avaa hinnoittelun selkosanaisesti.
Tilitoimiston vaihtamisen ei tarvitse olla työläs projekti
Jos yhteistyö oman tilitoimiston kanssa syystä tai toisesta ei suju, on vaihtaminen järkevää. Tilitoimiston vaihtoon liittyy toki aina tiettyjä käytännön asioita. Kirjanpidon materiaalit on saatava vanhalta tilitoimistolta ja toimitettava ne uudelle tilitoimistolle. Lähtökohtaisesti tämän voi hoitaa vain asiakas itse, mutta palveleva tilitoimisto voi ottaa siirtoon liittyvät asiat myös hoitaakseen ja tehdä tarvittavat siirrot asiakkaan myöntämällä valtakirjalla.
Tilitoimiston vaihtamisen ei tarvitse siis olla iso ja työläs projekti – tärkeintä on löytää kumppani, jonka kanssa yhteistyö sujuu. Vuodenvaihde on usein luonteva hetki toteuttaa tilitoimiston vaihto, mutta vaihtaminen on mahdollista käytännössä mihin aikaan vuodesta tahansa.
