Taloushallinnon ratkaisuja vertaillessa ja valitessa kannattaa pohtia, mitkä ovat oman yrityksen tarpeet. Valitako omaan käyttöön näennäisesti täysin ilmainen kirjanpito-ohjelma tai kevyt ja edullinen kaupallinen kirjanpito-ohjelma? Vai olisiko mahdollista ulkoistaa taloushallinto kumppanille, joka tarjoaa myös asiakkaan käyttöön edistyneet sähköisen taloushallinnon järjestelmät? Mitä järjestelmän pitäisi ratkaista, kuinka paljon osaamista on itsellä, ja tarvitaanko tueksi taloushallinnon ammattilaisen osaamista? Markkinoilla on olemassa myös maksuttomia tai hyvin edullisia kirjanpito-ohjelmia, joilla kirjanpito on mahdollista hoitaa itsenäisesti. Edulliselta tuntuva ratkaisu voi olla houkutteleva etenkin aloittavalle yrittäjälle, pienelle yritykselle tai yhdistykselle, kun kulujen kanssa pitää olla erityisen tarkkana. Vaihtoehtoja punnitessa kannattaa kuitenkin aina huomioida kokonaiskustannukset. Muista siis pohtia, millaiset ovat todelliset kustannukset sekä puhtaasti euroissa että esimerkiksi oman ajankäytön näkökulmasta. Huomaa, että kaikki oman kirjanpidon ja kirjanpito-ohjelman parissa käytetty aika on pois jostain muusta.
Mitä taloushallinnon tarpeita kirjanpito-ohjelman pitäisi ratkaista ja mistä todelliset kustannukset muodostuvat?
Ensimmäisenä on hyvä arvioida, mitä tarpeita kirjanpito-ohjelmiston pitäisi ratkaista. Minkälaista dataa ja raportteja odotat saavasi järjestelmästä? Onko sinulla palkanmaksuun liittyviä tarpeita? Onko järjestelmän kautta esimerkiksi tarve lähettää tai vastaanottaa laskuja? On hyvä huomioida, että täysin ilmainen kirjanpito-ohjelma harvemmin tarjoaa työkaluja esimerkiksi verkkolaskujen lähettämiseen tai ostolaskujen käsittelyyn. Tämä johtuu osittain siitä, että laskujen lähettämisestä ja vastaanottamisesta muodostuu käytännössä aina kuluja, jotka ohjelmistotoimittajan täytyy tyypillisesti veloittaa käyttäjältä. Näitä ovat esimerkiksi verkkolaskuliikenteeseen liittyvät operaattorikulut. Kannattaa toki muistaa, että myös perinteiseen tapaan paperille tulostettujen laskujen lähettäminen loppuasiakkaalle maksaa aina jotain (usein enemmän kuin verkkolaskuoperaattorin veloitukset). Vaikka siis itse ohjelman käyttö olisi maksutonta, kuluja muodostuu usein jossain vaiheessa prosessin aikana. On siis tärkeää varmistaa, että ymmärtää koko prosessin ja sen eri vaiheissa muodostuvat todelliset kustannukset.
Toinen tärkeä seikka, joka tulisi huomioida on kirjanpidon tekemiseen vaadittava aika ja osaaminen sekä se, miten valittu kirjanpito-ohjelma vaikuttaa esimerkiksi ajankäytön tehokkuuteen. Edullisimman pään kirjanpito-ohjelmat harvoin sisältävät kirjanpitotyötä tehostavaa automaatiota tai parhaimpia työkaluja. Jopa yksinkertaisimmillaan kirjanpidon tekeminen vaatii perusteiden osaamista, joten on hyvä pohtia, kuinka paljon on valmis käyttämään omaa aikaansa tähän perehtymiseen ja opetteluun sekä käytännön työhön, joka kirjanpitoon ja taloushallintoon liittyy. Liiketoiminnan kasvaessa tai monipuolistuessa myös kirjanpidon osaamisvaatimukset kasvavat nopeasti.
Houkutteleeko ilmainen kirjanpito-ohjelma? Huomioi ainakin nämä seikat kun valitset taloushallinnon ohjelmistoa:
- Palveleeko ilmaisohjelmisto varmasti kaikkia tarpeitasi, kuten esimerkiksi laskutusta ja ostolaskujen käsittelyä?
- Tuoko harkitsemasi kirjanpito-ohjelma helpotusta omaan työhösi vai työllistääkö se sen käyttäminen sinua entisestään?
- Sisältääkö kirjanpito-ohjelma työtäsi helpottavaa automaatiota ja tarvitsemasi työkalut esimerkiksi laskutukseen ja ostolaskujen käsittelyyn?
- Mistä kokonaiskustannukset muodostuvat itse ohjelmiston hinnan lisäksi?
- Mitkä ovat ilmaisen kirjanpito-ohjelman kehittäjän resurssit? Kykeneekö tämä reagoimaan riittävällä nopeudella mahdollisiin muutoksiin lainsäädännössä ja säädöksissä ja päivittää ohjelmaa tarpeellisilta osin?
- Ja ehkä tärkeimpänä: Oletko aivan varma, että haluat käyttää oman aikasi kirjanpidon opetteluun ja sen tekemiseen oman liiketoimintasi sijaan?
Milloin ilmainen kirjanpito-ohjelma on riittävä ja milloin olisi järkevää valita maksullinen taloushallinnon kokonaisratkaisu?
Mitä monimutkaisempaa yrityksen tai yhdistyksen toiminta on, sen mutkikkaampaa on myös kirjanpito ja siihen liittyvät velvollisuudet. Jos toiminta perustuu esimerkiksi siihen, että myyt omaa osaamistasi palveluina ja laskutat siitä, voi kirjanpito olla vielä melko suoraviivaista. Toisaalta, jos toiminta on yhtään moniulotteisempaa ja sisältää esimerkiksi alv-alaista toimintaa tai käsittää erilaisia toimintoja, käy kirjanpitokin äkkiä monimutkaisemmaksi. Toinen hyvä esimerkki pienen kirjanpidon mahdollisesta monimutkaisuudesta löytyy yhdistysmaailmasta, jossa jo pienenkin yhdistyksen toimintaan voi liittyä lukuisia erilaisia toimintoja, kuten kurssien järjestämistä, kahvilatoimintaa tai välinevuokrausta. Näin kirjanpitoon liittyviä muuttuvia tekijöitä on äkkiä paljon ja taloushallinnon kokonaisuus muuttuu hankalammin hallittavaksi.
Uskaltaisimme väittää, että joitain harvoja poikkeustilanteita lukuun ottamatta, vakavasti otettavat taloushallinnon ammattilaiset eivät suostu työskentelemään täysin ilmaisilla kirjanpito-ohjelmilla. Ethän odota näkeväsi metsuriakaan kaatamassa metsää käsisahalla. Kun kirjanpidon vaatimustaso kasvaa, lisääntyy myös sen työllistävyys toistuvien rutiinien puolesta merkittävästi. Samaan aikaan myös osaamisvaatimukset ja erilaisen perehtymistä ja asiantuntemusta vaativan selvitystyön tarve kasvaa. Modernit sähköisen taloushallinnon järjestelmät ja niihin kehitetyt toiminnallisuudet on suunniteltu minimoimaan toistuvat rutiinit ja jättämään käyttäjälle aikaa vaativampien kysymysten ratkaisemiseen. Toisaalta näppärä tekijä pääsisi pitkälle jo pelkällä Excelillä, mikäli hänellä olisi käytettävissään vain riittävästi ylimääräistä aikaa.
Huomioi päivittyvä lainsäädäntö, säädökset ja velvollisuudet
On tärkeää muistaa, että kirjanpitoon ja taloushallintoon liittyvä lainsäädäntö ja säädökset päivittyvät ja muuttuvat aika ajoin. Lainsäädännön muutoksissa on pysyttävä perillä, jotta niihin liittyviä velvoitteita ei laiminlyödä. Ilmaisen kirjanpito-ohjelman kohdalla riskinä voi olla, ettei ohjelmistoa ylläpidetä riittävän aktiivisesti lainsäädäntöön tai säädöksiin liittyvien muutosten osalta. Tällöin on varmistettava itse, että kirjanpito päivitetään vastaamaan muutoksia, ja että lakisääteiset velvoitteet saadaan hoidettua asianmukaisesti. Jos taloushallintoasi hoitaa tilitoimisto, on yksi tärkeä osa kirjanpitäjän ammattitaitoa pysyä ajan tasalla alaan liittyvistä muutoksista. Taloushallinnon ulkoistuksessa on siis kirjanpitäjän tehtävä huolehtia, että taloushallintoon liittyvät velvollisuudet hoidetaan asianmukaisesti, ja että kirjanpito vastaa voimassa olevaa lainsäädäntöä.
Tuntuuko, että ilmainen kirjanpito-ohjelma ei ehkä kuitenkaan riitä? Anna meidän auttaa löytämään sinulle sopiva taloushallinnon ratkaisu.
Lue lisää Aallon tarjoamasta sähköisestä taloushallinnosta tai ota yhteyttä, niin mietitään yhdessä parhaat ratkaisut!
Tunnetko jo Aallon Portin?
Sähköisellä taloushallinnolla tehostat kaikkia taloushallinnon tehtäviä ja arkitekeminen sujuvoituu. Aallon Portista löydät kaikki sinulle räätälöityyn palveluratkaisuun sisältyvät monipuoliset taloushallinnon työkalut ja tarvittavat raportit sekä ajantasaiset tiedot yhdestä paikasta.
