HUOM: Selkeyden vuoksi olemme hahmotelleet tässä blogissa esitellyn vuosikellon siten, kuin tilikausi olisi kalenterivuosi. Mikäli yrityksen tilikausi ei ole kalenterivuosi, on mallia tarkastellessa hyvä pitää mielessä, että osa toimista ajoittuu luontevasti juuri kalenterivuoden (kesälomakausi ym.) ja osa tilikauden mukaan eri ajanhetkille (tilinpäätökset ym.).
Yksinkertaisimmillaan kirjanpidon tehtävä on täyttää kirjanpitovelvollisen lakisääteiset velvoitteet. Taloushallintoon kuuluu kuitenkin paljon erilaisia toimia, kuten palkanlaskentaa, budjetointia ja talouden johtamista, ja se voi parhaimmillaan auttaa yritystä kehittymään sekä tarjota yrittäjälle tärkeää tietoa strategisen päätöksenteon tueksi. Osa toiminnoista on luonteeltaan jatkuvia ja osa jakautuu eri puolille yrityksen tilikautta tai kalenterivuotta.
Taloushallinnon alkuvuosi on omistettu edelliskauden raportoinnille ja yhteenvedolle
Tilikauden ensimmäinen vuosineljännes on taloushallinnossa pitkälti kuluneen kauden raportointia. Ensimmäisen kvartaalin aikana valmistuu tyypillisesti edellisen tilikauden tilinpäätös, joka antaa kokonaiskuvan yrityksen taloudellisesta tilanteesta ja toiminnan tuloksellisuudesta. Vaikka tilinpäätös tehdään vuosittain, ei aina ole helppoa muistaa, mitä kaikkia tietoja kirjanpitäjälle pitikään toimittaa. Muistilista tilinpäätösaineiston kasaamiseen toimii hyvänä apuvälineenä aineistoa koostaessa. Myös omalta kirjanpitäjältä kannattaa tarvittaessa pyytää apua. Kun tilitoimistolla on tilinpäätöstä laatiessaan kaikki vaadittu aineisto heti käytettävissään, on tilinpäätöksen tekeminen tehokasta ja työssä tapahtuvien inhimillisten virheiden riski vähenee.
Tilinpäätöksen valmistuttua on otollinen aika tarkastella yrityksen kulunutta vuotta kokonaisuutena. Tarkasteluun kannattaa ottaa muun muassa yrityksen kulu- ja menorakenteen muutokset sekä liiketoiminnan kannattavuuden kehitys. Tämän kautta voidaan lisätä ymmärrystä liiketoiminnan rakenteista ja sen vertautumisesta esimerkiksi toimialan muihin yrityksiin. Mikäli yrityksellä on tilintarkastusvelvollisuus, tilinpäätöksen valmistumisen jälkeen tilintarkastaja antaa tilinpäätöksestä lausunnon, joka on riippumaton arvio tilinpäätöksen oikeellisuudesta ja luotettavuudesta. Tilintarkastajan tehtävä on tilitoimistosta irrallinen ja sen tarkoitus on valvoa yrittäjän lisäksi tilitoimiston tekemiä toimia. Ensimmäisen kvartaalin aikana valmistellaan myös yrityksen veroilmoitus, jonka laatiminen ja ilmoittaminen kuuluu tyypillisesti osaksi tilitoimiston tilinpäätöspalvelua.
Ensimmäisessä kvartaalissa suunnitellaan myös yleensä osingonjakoa, mikäli siihen on edellytykset. Osingonjakoa suunniteltaessa tulisi huomioida yrityksen tilanne niin, ettei osingonjako vaaranna yhtiön tavoitteiden edistämistä tai sen kykyä suoriutua taloudellisista velvoitteistaan. Suunnittelussa on myös hyvä pyrkiä arvioimaan osakkaiden ja yhtiön kokonaisverotusta. Osingonjakoa koskeva päätösehdotus luonnostellaan hallituksen kokouksessa ja esitetään yhtiökokoukselle, joka päättää osingonjaosta yleensä viimeistään toisen kvartaalin alkupuolella. Tilitoimisto voi avustaa laajasti näissä yritykseen hallintoon ja hyvän hallinnon tavan noudattamiseen liittyvissä asioissa.
Kvartaalin loppupuolella tai sen päätyttyä on myös tärkeää tarkastella alkuvuoden tuloksia, jolloin saadaan yleiskäsitys siitä, miten tilikausi on lähtenyt käyntiin ja ovatko tulokset odotettuja. Jos yhtiö on laatinut budjetin, on toteumaa hyvä verrata siihen. Mikäli poikkeamat ovat suuria, on järkevää pyrkiä selvittämään syyt ja suorittaa sen pohjalta tarvittavat toimenpiteet.
Kesälomakauden vaikutukset on hyvä tiedostaa ja niihin kannattaa varautua ajoissa
Kevääseen ajoittuva ja kesälomakautta edeltävä toinen kvartaali on monessa yrityksessä tärkeää tehokkaan työskentelyn aikaa. Alkuvuoden aikana voi olla myös syytä varautua lähestyvään kesälomakauteen ennakoiden, sillä esimerkiksi tietyillä toimialoilla se saattaa olla poikkeuksellisen hiljainen tai muutoin normaalista toiminnasta eroava ajanjakso. Hyvällä valmistautumisella voidaan ehkäistä ongelmien syntymistä ja ennakoida esimerkiksi tulevaa kassatilanteen kehitystä. Ennakoinnilla ei kuitenkaan voida poistaa itse kausivaihtelua. Jos lyhytaikaiset kassahaasteet tiedostetaan etukäteen, voi yrittäjä pyrkiä varautumaan tilanteeseen esimerkiksi varmistamalla, että omat saatavat kotiutuvat ajoissa, sopimalla omien toimittajiensa maksuehdoista ennakkoon, neuvottelemalla lyhytaikaisesta yrityslainasta tai hyödyntää muita rahoitusratkaisuja. Vaikka kesäkuukaudet olisivat yritystoiminnan näkökulmasta hiljaisempia, on yrityksen kuitenkin selvittävä taloudellisista velvoitteistaan ja taloushallinnon rutiineista, kuten laskujen maksamisesta. Myös muiden taloushallinnon tehtävien, kuten esimerkiksi palkanmaksun sujuvuus on turvattava lomakauden aikana. Taloushallinnon rutiinien hoitamisessa lomakaudella tilitoimisto on yrittäjälle korvaamaton apu.
Toisen kvartaalin aikana pidetään tyypillisesti viimeistään yhtiökokous, jossa päätetään muun muassa osingonjaosta sekä muista yrityksen kannalta tärkeistä asioista, kuten tilinpäätöksen vahvistamisesta, hallituksen vastuunvapaudesta ja sen kokoonpanosta. Jos yritys on tehnyt voittoa ja yhtiökokous on päättänyt osingonjaosta, osingot maksetaan osakkeenomistajille yleensä pian yhtiökokouksen jälkeen toisen kvartaalin aikana. Osingonmaksu voi vaikuttaa yrityksen kassatilanteeseen, joten on tärkeää varmistaa, että yrityksellä on osinkojen maksamisenkin jälkeen riittävästi likvidiä kassaa muidenkin taloudellisten velvoitteidensa hoitamiseen. Tarvittaessa tilitoimisto on apuna osinkojen maksamisessa. Myös tuloverotuksen ja ennakkoverojen riittävyyden taso on hyvä tarkastaa eikä liian suurtakaan ennakkoveroa kannata maksaa.
Prosessien sujuvuuden varmistaminen ja talouden kehitystoimet painottuvat usein alkusyksyyn
Heinäkuusta syyskuulle ajoittuva kolmasvuosineljännes on monesti hyvä hetki kehitystyölle, jolle löytyy usein kesän jälkeen energiaa. Samalla on myös hyvä tarkastella taloushallinnon nykyisten prosessien sujuvuutta. Yhdessä tilitoimiston kanssa voidaan pohtia, olisiko joitain toimenpiteitä tarpeen automatisoida ja onko yrityksellä käytössä sen toimintaa parhaiten tukevat työkalut ja ohjelmistot. Talousammattilaisen näkemys auttaa sinua ymmärtämään taloutesi lukuja tukien liiketoimintaasi liittyviä päätöksiä.
Kesälomien jälkeen kannattaa ottaa käsittelyyn myös yleisemmin liiketoimintaan tai taloushallintoon liittyviä kehitystoimia ja miettiä, millaisia tavoitteita yritykselläsi on. Tilitoimiston kanssa voidaan sparrailla yrityksen tai yrittäjän tavoitteista, kuten siitä, minkälaisia kasvuhaluja tai toiveita kannattavuuden kehittämisestä yrityksellä on. Onko toiminnassa haasteita, joihin pitäisi paneutua? Koska kaikkea ei ole mahdollista tehdä samaan aikaan, on tärkeää tunnistaa, mistä kehittäminen kannattaa aloittaa. Mikäli yrityksellä ei ole saatavilla tärkeitä avainlukuja, kuten työntekijöiden tuottoarvoa suhteessa palkkaan, voi tilitoimisto auttaa tunnistamaan kirjanpidon tiedosta relevantteja mittareita ja tukea sen jälkeen niiden seurantaa ja kehittämistä.
Jos yritys tekee puolivuosikatsauksen, se valmistellaan tyypillisesti kolmannen kvartaalin alkupuolella. Vaikka yritys ei tekisi virallista puolivuosikatsausta, on kolmannen kvartaalin alku luontainen hetki ensimmäisen vuosipuoliskon tarkastelulle. Alkuvuoden toteumaa on hyvä verrata ennusteeseen tai odotuksiin ja pohtia, onko kurssia korjattava loppuvuoden osalta taloudellisten tavoitteiden saavuttamiseksi. Tilitoimisto voi auttaa väliarvion laatimisessa ja antaa tarvittaessa neuvoja. Kun vuosi ylittää puolivälin, voidaan aloittaa jo seuraavalle tilikaudelle ajoittuvien suunnitelmien, projektien ja tavoitteiden hahmottelu. Lisäksi alkusyksyllä tarkastetaan tarvittaessa tuloverotus ja varmistetaan toisen kvartaalin tavoin ennakkoverojen riittävyys. Myös kolmannen kvartaalin loppupuolella käydään läpi ajanjakson tuloksia ja liiketoiminnan sujuvuutta, jotta toiminnan suunnasta pysytään ajan tasalla.
Tulevan vuoden suunnittelu on loppuvuoden kantava teema
Vuosi lähestyy loppuaan, kun neljäs kvartaali käynnistyy lokakuussa. Vuoden viimeinen kvartaali on hyvä hetki tulevan vuoden suunnitteluun. Tehtävälistalta löytyvät tyypillisesti tulevan vuoden budjetointi ja tavoitteenasetanta sekä erilaisten projektien ja investointien suunnittelu. Budjetin avulla pystyt suunnittelemaan yrityksesi tuloja ja menoja sekä seuraamaan pitkin vuotta, että toteutunut liiketoiminta vastaa laadittua suunnitelmaa. Tilitoimisto voi avustaa budjetin laadinnassa ja tarjota talousammattilaisen näkemystä yrityksen tavoitteenasetantaan. Suunnitelmallisen päätöksenteon tukena voi hyödyntää esimerkiksi Aallon helppokäyttöistä budjettityökalua. Myös tarjoamamme Tulosvalmentaja-palvelut tuovat matalan kynnyksen tukea muun muassa budjetointiin. Tulevan suunnitteluun liittyy kiinteästi myös oman pääoman riittävyyden arviointi ja mahdollisten aktivointien tekeminen, mihin ensi vuonna halutaan investoida sekä mitä tulevaisuuden tavoitteita yrityksellä on.
Loppuvuoden suuria teemoja ovat lisäksi yrittäjän oman kokonaisverotuksen ja yrittäjän palkan läpikäynti. Jos yritystoiminnalla on mennyt hyvin, voi yrittäjä pohtia, haluaako hän maksaa itselleen vuoden lopussa lisäpalkkaa tai kenties nostaa yhtiöstä osinkoa. Verosuunnittelulla pyritään optimoimaan yrittäjän kokonaisverotus lainsäädännön puitteissa. Kun tilitoimisto on apunasi vero-optimoinnissa, palkan ja osinkojen maksaminen onnistuu yrityksessäsi verotehokkaimmalla tavalla.
Neljännen kvartaalin aikana aloitetaan myös valmistautuminen tilinpäätökseen ja voidaan pohtia, miltä yrityksen liiketoiminnallinen tulos tulee näyttämään tulevassa tilinpäätöksessä. Varmista, että kirjanpitäjällä on saatavilla kaikki tositteet ja muut tilinpäätökseen vaadittavat dokumentit asianmukaisella tavalla. Näin kirjanpitäjän ei tarvitse pyydellä puuttuvia dokumentteja ja keskeyttää tilinpäätöstyötä epäselvyyksien vuoksi. Jos ennakkotilinpäätökselle on tarvetta, tilitoimisto laatii sen puolestasi. Sen pohjalta voidaan analysoida yhdessä kirjanpitäjän kanssa, onko esimerkiksi tulosten parantamiseksi syytä tehdä toimenpiteitä. Tilitoimisto on tukenasi päättyvän tilikauden arvioinnissa ja tilinpäätöksen valmistelussa.
Kaipaatko apua yrityksesi taloushallintoon? Me Aallon Groupilla tuemme asiakkaidemme liiketoimintaa kokonaisvaltaisesti ja taloushallinnon ammattilaisemme auttavat niin arjen kuin yllättävien tilanteiden parissa. Ota yhteyttä, niin etsitään paras ratkaisu Sinun tarpeisiisi!
