Palkanmaksu on liiketoiminnan ja työnantajana toimimisen perusedellytys. Työnantajan ja työntekijän tekemän sopimuksen tärkein lähtökohta on, että työstä eli siitä ajasta, mitä työntekijältä palkalla ostetaan, täytyy saada korvaus. Työnantajan tulee aina huolehtia, että korvaus on työntekijän saatavilla silloin kun on sovittu.
Monilla meistä on tuoreessa muistissa mediaankin nousseet ulkoistetun palkkahallinnon sotkut, joissa palkkahallinnon prosessit ovat olleet pahemman kerran solmussa, ja tuhansien palkansaajien palkat ovat olleet joko virheellisiä tai myöhässä useiden kuukausien ajan. Tämänkaltaiset virheet ovat omiaan aiheuttamaan vakavia haasteita työntekijöiden henkilökohtaiseen talouteen. Sujuvan palkanlaskennan tärkeyttä ei voi korostaa liikaa, sillä palkanmaksu on työnantajan tärkeimpiä velvoitteita.
Palkkahallinnon hoitamiseen panostamista kannattaa ajatella myös muusta kuin lakien ja velvoitteiden täyttämisen näkökulmasta. Sujuva palkanmaksu ja ylipäätään hyvin hoidetut henkilöstöasiat ovat toimivan työsuhteen tärkeimmät peruspilarit. Työntekijälle palkka on paitsi korvaus hänen antamastaan työpanoksesta, myös osoitus arvostuksesta. Kun palkat tulevat maksuun oikein ja ajallaan, on henkilöstön tyytyväisyyden rakentamisen perusta vakaalla pohjalla.
Miksi palkanlaskenta ja koko palkkahallinto kannattaa ulkoistaa?
Palkkahallinnon koukerot eivät aina ole yksinkertaisia, sillä huomioitavia asioita on säädösten, sopimusten ja lakien puolesta paljon. Oman lisämausteensa tuovat tilanteet, joissa organisaatiossa sovelletaan vaikkapa useita eri työehtosopimuksia. Tällöin jokaisen työehtosopimuksen poikkeamat tulee tuntea ja osata huomioida palkkoja laskettaessa.
Virheet, kuten myöhästyneet tai väärin lasketut palkat, rapauttavat herkästi henkilöstön
tyytyväisyyttä. Mallikkaasti hoidettu palkka- ja henkilöstöhallinto taas edesauttaa työhyvinvointia ja -tyytyväisyyttä. Kun kumppanina on luotettava palkkahallinnon asiantuntija, on johdolla ja HR:llä kannettavanaan yksi huoli vähemmän.
Ulkoistuskumppani tuo varmuutta palkanmaksuun, sillä kumppanilla on mahdollisuus huolehtia palkanlaskennan sijaisjärjestelyistä esimerkiksi sairauspoissaolojen ja lomien aikana. Jos palkat hoidetaan itse, yrityksen on varmistettava, että palkanlaskija hoitaa kriittiset tehtävänsä myös lomalta tai sairastaessaan. Vaihtoehtoisesti organisaatiossa tulee olla vähintään toinen henkilö, joka pystyy vastaamaan näistä kriittisistä toiminnoista.
Palkkahallinto on muutakin kuin palkanlaskentaa
Palkkahallinto on laaja kokonaisuus, joka sisältää paljon muutakin kuin palkanlaskennan toimenpiteitä. Osaava kumppani huolehtii palkkahallinnosta koko laajuudessaan varmistaen, että kaikki palkkahallinnon velvoitteet tulevat hoidettua säntillisesti ja ajallaan.
Tärkein ja näkyvin osa palkkahallinnosta on tietysti palkkojen maksusta huolehtiminen. Lisäksi palkanmaksuun liittyy paljon oheistoimia, kuten palkoista perittyjen vähennysten tilittäminen viranomaisille sekä raporttien, todistusten ja palkkatietojen toimittaminen Verohallinnolle, Kelaan, vakuutusyhtiöihin ja muille relevanteille sidosryhmille. Peruspalkan lisäksi on huomioitava verottomat korvaukset, ylityöt, työajanlyhennykset, vuosilomat, sairauspoissaolot, vuosiraportoinnit ja muut mahdolliset palkkaan vaikuttavat asiat.
Säädöksiin pohjautuvia juoksevia asioita ja rutiineita on kuukausittain paljon ja niiden järjestelmälliseen hoitamiseen on varattava riittävästi aikaa. Vahvasti säädeltyä palkkahallintoa hoitavien henkilöiden on myös oltava jatkuvasti ajan tasalla keskeisistä laeista, säännöksistä ja sopimuksista sekä seurattava niissä tapahtuvia muutoksia.
Aallon Group on luotettava tilitoimistokumppani, joka tarjoaa asiakkailleen myös kattavia palkkahallinto- ja HR-järjestelmäratkaisuja. Meille ulkoistettu palkkahallinto ja palkanlaskenta perustuvat kasvolliselle ja henkilökohtaiselle, sinulle nimettyjen osaavien palkkahallinnon asiantuntijoiden tuottamalle palvelulle. Pääset arvioimaan palkkahallinnon ulkoistamisen hyötyjä ja kannattavuutta lataamalla aihetta käsittelevän oppaamme.
