“Yhdistyksemme tavoitteena on palvella kulttuuria ja tuottaa elämyksiä festivaaliyleisölle, joka koostuu niin paikallisista ja lähiseudun asukkaista kuin kulttuuritietoisista ja kansanmusiikkia kuuntelevista ihmisistä ympäri Suomen. Yhdistyksessä työskentelee kaksi työntekijää, minkä lisäksi meillä on kesätyöntekijöitä sekä joukko vapaaehtoisia”, kertoo Haapavesi Folk Ry:n toiminnanjohtaja Salla Ahvenjärvi.
Haapavesi Folk aloitti tilitoimistoyhteistyön 2000-luvun alkupuolella paikallisen tilitoimiston kanssa, joka valikoitui, koska kyseessä oli tuttu ja luotettava toimija. Vastuu festivaalin taloushallinnosta siirtyi muutama vuosi sitten fuusioitumisen seurauksena Aallon Groupille.
“Olimme olleet tyytyväisiä tilitoimiston toimintaan ennen fuusiota, joten emme edes harkinneet muita toimistoja. Se oli oikea päätös, sillä asiat ovat toimineet Aallon Groupilla hyvin ja sujuvasti alusta asti – he ovat aina valmiita auttamaan ja joustamaan tarpeidemme mukaan”, Ahvenjärvi kommentoi.
“Aallon Groupin ammattilaiset eivät koskaan suorita työtänsä sieltä, mistä aita on matalin, vaan pohtivat kanssamme aktiivisesti, kuinka prosessejamme voisi entisestään parantaa ja sujuvoittaa.”
Kausiluonteisessa työssä korostuvat ennakointi ja proaktiivisuus
Aallon Group vastaa Haapavesi Folkin taloushallinnosta monipuolisesti hoitaen esimerkiksi kirjanpidon, palkanlaskennan, tilinpäätökset sekä verotusasiat. He hallinnoivat myös sähköistä Procountor-järjestelmää, joka helpottaa yhteydenpitoa ja tekee arjesta sujuvampaa.
“Toimiva sähköinen taloushallinto on saanut miettimään, kuinka oikein olemme pärjänneet ennen digitalisoitumista. Aallon Groupin kanssa asiat hoidetaan osa-alueesta riippumatta tehokkaasti ja arvostamme heidän kehityshaluisuuttaan. He eivät koskaan suorita työtänsä sieltä, mistä aita on matalin, vaan pohtivat kanssamme aktiivisesti, kuinka prosessejamme voisi entisestään parantaa ja sujuvoittaa”, Ahvenjärvi kertoo.
Haapavesi Folkin toiminta on kausiluonteista – työ ja kiire kasaantuvat kesäaikaan vuoden ollessa muuten melko rauhallinen. Valtaosa laskuista, palkkahallinto, tilitykset ja muut taloushallinnon osa-alueet osuvat siis yhteen suppuun. Osaavan tilitoimiston rooli on korvaamaton, jotta asiat tulee tehtyä oikein ja sovitussa aikataulussa.
“On mahtavaa, miten Aallonin ammattilaiset pystyvät keskittämään resurssejaan meihin kesäaikaan, jolloin me todella tarvitsemme heitä. Heidän toimintansa on proaktiivista ja ennakoivaa, jonka myötä he osaavat antaa meille hyvissä ajoin selkeät ja kattavat ohjeet esimerkiksi siihen, milloin verokortit tulee toimittaa. Ilman heidän tukeaan, olisi toimintamme kesäaikaan melko kaoottista”, toteaa Ahvenjärvi.
“Se ihmisläheisyys ja kasvollisuus, jota Aallon Groupilla tarjotaan, on nykypäivänä oikeastaan harvinaisuus.”
Tuttu ja luotettava yhteyshenkilö madaltaa kynnystä avun pyytämiseen
Toimialan tunteva taloushallinnon kumppani helpottaa arkea ja selkeyttää prosesseja. Aallon Groupin ammattilaisten vahva tietämys yhdistyksen toiminnan erityispiirteistä saakin Ahvenjärveltä kiitosta: “Koska olemme voittoa tavoittelematon yleishyödyllinen yhdistys, moni asia toimii eri tavalla kuin tavallisessa yrityksessä. Siitä huolimatta olemme saaneet Aallon Groupilta aina apua haastavampiinkin tilanteisiin. He tietävät toimintamme erityispiirteet ja selvittävät nopealla aikataululla kysymyksiimme vastaukset. On arvokasta, ettei meidän tarvitse käyttää omaa aikaamme taloushallinnon asioiden selvittämiseen, vaan voimme keskittää sen toimintamme kannalta olennaisiin asioihin”.
Aallon Group tuntee Haapavesi Folkin toiminnot ja käytänteet pitkältä ajalta, mikä on yhteistyössä suuri etu. Juuri tuttuus ja luotettavuus ovat arvoja, jotka yhdistyksessä nähdään erityisen tärkeinä.
“Meillä on Aallon Groupilla oma yhteyshenkilö ja olemme rakentaneet hänen kanssaan vahvan henkilökohtaisen suhteen – se sujuvoittaa työtämme ja madaltaa kynnystä avun pyytämiseen. Koska kaikki toimii Aallon Groupin kanssa niin hyvin, välillä ihan unohtaa, ettei tällainen palvelu ole itsestäänselvyys. Se ihmisläheisyys ja kasvollisuus, jota Aallonilla tarjotaan, on nykypäivänä oikeastaan harvinaisuus. Siitäkin syystä, se on meille iso ja tärkeä arvo. Olemme onnekkaita, että saamme tehdä yhteistyötä juuri Aallon Groupin kanssa”, kiittelee Ahvenjärvi.
”Aallon Groupin kanssa asiat hoidetaan osa-alueesta riippumatta tehokkaasti ja arvostamme heidän kehityshaluisuuttaan”
Toiminnanjohtaja,
Salla Ahvenjärvi
Haapavesi Folk Ry
