Juridiikka ja talous yhdistyvät ihan kaikessa, mitä yritys tekee; asiakassuhteissa, työsopimuksissa, laskutuksessa, mistä liikevaihto tulee ja mitä kumppaneiden sekä asiakkaiden kanssa on sovittu esimerkiksi ehdoista ja hinnoista.
“Mikäli asiakkaan kanssa ei ole selkeitä sopimuksia laskutus- tai toimitusehdoista, tai työntekijöiden työsopimuksissa puuttuu oleellisia asioita, esimerkiksi mitä työehtosopimusta sovelletaan, saadaan helpostikin riita aikaiseksi”, Lumme aloittaa.
Perussopimukset voivat pelastaa koko yrityksen
Erityisen yleisiä puutteellisista sopimuksista johtuvat riitatilanteet ovat pienemmissä firmoissa, joissa yrittäjät hoitavat itse kaiken. Luonnollisestikaan nämä yhtiöt eivät tyypillisesti ole niitä, joilla olisi valtavaa taloudellista puskuria selvitä riitojen aiheuttamista kuluista. Pienyrittäjän arki jo itsessään vaatii ihmiseltä itseltään valtavia ponnistuksia ja kuormittaa yrittäjää. Jos tähän päälle kaadetaan riitatilanteista johtuvat korvaus- ja oikeuskulut, ei se horjuta vaan yrittäjän jaksamista vaan voi vaarantaa koko yrityksen liiketoiminnan – kaiken, mitä yrittäjä on vuosien varrella rakentanut. Usein tällaiset tilanteet olisivat olleet vältettävissä, mikäli yritys olisi hoitanut muutamat perussopimukset kuntoon.
Jokaisen yrittäjän tärkeimpiä perusasiakirjoja ovat ainakin työsopimukset, asiakas- ja alihankintasopimukset, osakassopimus sekä perheoikeudelliset asiakirjat kuten testamentti ja avioehto. Näiden olemassaolo voi pelastaa sekä yrityksen että yrittäjän talouden, sekä ennaltaehkäistä tehokkaasti tulevia riitatilanteita, jotka yleensä aina maksavat huomattavasti enemmän kuin asiakirjojen laatiminen. Tulee myös muistaa, että yrittäjän ajalla on hintansa, sillä usein juuri yrittäjän tekemä työ mahdollistaa yritykselle sen suurimmat tulot.
Tein itse ja säästin -työtä näkee valitettavan paljon juridiikan puolella. Näissä tapauksissa on oleellinen riski, että hommat menevät verotuksellisesti pieleen, tai huomataan, että asiat olisi vain voinut hoitaa taloudellisesti fiksummin. Seurauksena voi olla verosanktioita tai riitatilanteita kumppaneiden, asiakkaiden tai työntekijöiden kanssa sekä ylipäätään valtavasti yrittäjän ajanhukkaa ja hankaluuksia.
Pienyrittäjillä on lähtökohtaisesti täysin samat vastuut kuin suurilla yrityksillä, mutta pienelle yritykselle huonosti hoidetuista sopimuksista koituvat seuraamukset voivat olla taloudellisesti huomattavasti suurempi kolaus.
Tuttu toimija tai hyvä yhteistyöhistoria eivät takaa mitään
Pitkät yhteistyöhistoriat alihankkijan kanssa tai aikaisempi ostohistoria tutulta tavarantoimittajalta tekevät yhteistyöstä usein toimivaa, mutta hyvälläkään hengellä ne eivät korvaa kirjallista sopimusta, jos jotain yllättävää tapahtuu. Näissä tilanteissa ei välttämättä ole edes kyse riidoista, vaan yllättävän tilanteen saattaa aiheuttaa jokin ulkoinen muuttuva tekijä, joka esimerkiksi pakottaa tutun tavarantoimittajan muuttamaan hinnoitteluaan. Mikäli jälleenmyyjä on tässä vaiheessa luvannut jo toimittaa tavaroita tiettyyn hintaan omille asiakkailleen, saattaa jälleenmyyjäyritys olla taloudellisissa vaikeuksissa.
“Eräässä tapauksessa jälleenmyyjänä toimiva asiakkaamme myi edelleen toiselta yrittäjältä tilattuja tuotteita. Asiakkaamme oli saanut ison tilauksen, ja oli jälleenmyyjänä iloinen. Mutta yllättäen tavarantoimittajaosapuoli päättikin nostaa rajusti hintaa. Asiakkaallamme ei ollut minkäänlaista puitesopimusta tavarantoimittajan kanssa, joten jokaisen tilauksen hinta ja muut ehdot määräytyivät tilauksentekohetkellä. Ongelmana oli, että jälleenmyyjä oli jo tehnyt kaupat vanhalla hinnalla oman asiakkaansa kanssa. Sopimuksessa ei ollut huomioitu mahdollisia hinnan nostoja, ei ollut puitesopimusta eikä pelisääntöjä. Ei siis ole järkevää luottaa, että kaikki jatkuu tilanteen muuttuessakin kuin ennen. Voihan toimintaympäristössäkin tapahtua yllättäviä muutoksia, joihin yrittäjä tai edes sen kumppani itse ei voi vaikuttaa. Mutta kun sopimuksissa sovitaan, kuinka muutostilanteet hallitaan, eivät ne muodosta yrityksen liiketoiminnalle niin suurta uhkaa, eikä asioista tarvitse riidellä”, Lumme muistuttaa.
Tässäkin tapauksessa olisi vältytty turhalta murheelta, mikäli tavarantoimittajan ja jälleenmyyjän välillä olisi laadittu sopimus, jossa olisi selkeä hinnasto, sen voimassaoloaika ja mahdollisia muutostilanteita, kuten vaikkapa raaka-aineiden hinnan nousua koskevat, pelisäännöt.
“Ei siis ole järkevää luottaa, että kaikki jatkuu tilanteen muuttuessakin kuin ennen. Voihan toimintaympäristössäkin tapahtua yllättäviä muutoksia, joihin yrittäjä tai edes sen kumppani itse ei voi vaikuttaa.”
Jo taloushallinnon kannalta on tärkeää varmistaa, että asiakkaiden ja jälleenmyyjien kanssa on asianmukaiset ja ammattilaisen laatimat sopimukset. Kansainvälisessä kaupassa riskit kasvavat – mikäli selkeitä sopimuksia ei ole, ja asiakas esimerkiksi jättää laskun maksamatta, ei välttämättä edes tiedetä, missä maassa asia käsitellään. Mikäli esimerkiksi yhtiön pöytäkirjoissa on puutteita, on kirjanpitäjänkin vaikea hoitaa omaa työtään.
Estettävissä olleet osakasriidat yleisiä, hyvistä aikeista huolimatta
Oikein laaditut perussopimukset parantavat yrityksen riskienhallintaa, ja tätä kautta siis luovat turvaa taloudelle. Ne myös pienentävät oleellisesti erilaisten riita- ja korvaustilanteiden syntymistä, jotka olisivat yleensä olleet helposti estettävissä. Yrittäjällä on levollisempi olo ja hän voi keskittyä rauhassa omaan liiketoimintaansa, kun hän tietää, ettei sudenkuoppia ole. Mikäli jokin erimielisyys kuitenkin syntyisi, lukisi sopimuksessa jo valmiiksi, kuinka näissä tilanteissa meneteltäisiin.
Ihmisen tahtotila on usein hyvä, mutta siitä huolimatta asiat saatetaan ymmärtää eri tavoin. Mikäli yrityksessä on useampi osakas, ovatko kaikki samaa mieltä siitä, mihin tosiallisesti pyritään? Subjektiiviset kokemukset myös muuttavat ihmisten näkemyksiä ajan myötä, ja mielikuvat ”yhdessä sovitusta” saattavat siksi vaihtua ajan myötä. Nämä tilanteet eskaloituvat usein erilaisissa muutostarpeissa, jotka voivat liittyä strategiaan tai esimerkiksi mahdollisuuteen tai tarpeeseen myydä tai fuusioida liiketoimintaa.
”Eräässä asiakastapauksessamme osakkaat olivat keskenään sopineet, että jokainen tuo jotain erilaista osaamista ja ajankäyttöä yritykseen vastineeksi osakkeista. Ajatus oli hyvä ja kaikilla varmasti vilpitön pyrkimys yhteiseen hyvään, mutta näitä asioita ei ollut kirjattu selkeästi osakassopimukseen. Kävi sitten niin, että kaksi osakasta kääntyi kolmatta vastaan, jonka he kokivat luistaneen yhdessä sovitusta. Sen sijaan kolmas osakas koki, että muut savustavat häntä aivan perusteettomasti ulos ja oli hyvin hädissään. Tämän riidan päätteeksi todettiin, ettei yhteistyölle löytynyt enää edellytyksiä. Seuraava haaste olikin, kuinka kolmas osakas pääsisi irtaantumaan yhtiöstä, sillä näitäkään mekanismeja ei ollut osakassopimukseen asianmukaisesti kirjattu”, Lumme luettelee.
”Pienyrittäjillä on lähtökohtaisesti täysin samat vastuut kuin suurilla yrityksillä, mutta pienelle yritykselle huonosti hoidetuista sopimuksista koituvat seuraamukset voivat olla taloudellisesti huomattavasti suurempi kolaus.”
Ikävimmillään voi eteen tulla jopa rikosepäily, esimerkiksi liittyen yrityksen varojen tai luottamuksellisen tiedon väärinkäyttöön. Mikäli tilanteeseen liittyy useita osakkaita, on hyvin tärkeää, että yrityksen ja osakkaiden edun tähden käytössä on ammattilaisen laatimat osakassopimukset, joissa käy selkeästi ilmi yrityksen edun vastaisten toimien seuraamukset ja tällaisia tilanteita koskevat pelisäännöt.
Yrittäjän elämään saadaan helpotusta ja taloudellista turvaa
Kun mietitään yrityksen elinkaarta, on sen eri vaiheissa useita hetkiä, jolloin juridisen ja taloudellisen osaamisen tiivis yhteisymmärrys vaikuttavat suoraan toimenpiteiden suorittamisen sujuvuuteen, niistä koituviin suoriin kustannuksiin sekä yrityksen ja sen omistajien tulevaisuuden talouteen. Sekä yrittäjän että itse yrityksen kannalta on tärkeää etsiä kustannustehokkaita ja verotuksellisesti fiksuja kokonaisratkaisuja. Näitä tilanteita ovat muun muassa fuusiot ja yrityskaupat sek sukupolvenvaihdokset. Näiden yhteydessä yhtiölle täytyy usein myös määrittää arvo, jossa yhtiön taloudelliset luvut ovat keskiössä. Parhaimmillaan yrittäjän itsensä ei tarvitse tietää, mitä tarvitsee tehdä, vaan parhaat ratkaisut löytyvät laki- ja talouskumppanin kanssa keskustelemalla.
”Parhaimmillaan on löydetty sellaisia mahdollisuuksia, joita yrittäjä ei ole edes kuvitellut voivansa tehdä. Hyvänä esimerkkinä eräs yrittäjäperhe, jossa liiketoimintaa jo pyöritti 2. polvi, mutta jossa sukupolvenvaihdosta ei edelleenkään ollut tehty, sillä vanhemmat tarvitsivat osinkotuloja elämiseen ja heillä oli luulo, että sukupolvenvaihdos veisi heiltä osinko-oikeuden. Pystyimme keskusteluissamme kertomaan, että sukupolvenvaihdos voitaisiin erittäinkin helposti toteuttaa niin, että vanhemmille jääosinko-oikeus silti koko loppuelämäksi ja että tällaisesta toteutustavasta on jopa verotuksellista hyötyä. Ja näin kaikkien osapuolten toivoma sukupolvenvaihdos pystyttiinkin toteuttamaan”, Lumme kertoo.
Yrittäjien kohdalla pitää suunnitella koko taloudellis-juridista ekosysteemin hallintaa, varallisuuden hoidosta yrityksen (osakas)sopimuksiin, sekä yrittäjän avioehtoihin, edunvalvontaan ja testamentteihin. Onkin ymmärrettävää, että tähän kaikkeen liittyvä riskienhallinta ja jo ihan työtaakka kuormittavat yrittäjää. Premium Law’n asiakkaana yrittäjän elämä helpottuu huomattavasti, kun ei tarvitse itse toimia viestinviejänä talous- ja lakikumppanin välillä. Yrittäjällä menee vähemmän aikaa pakollisten asioiden hoitoon, ja riski rikkinäisen puhelimen ilmiöstä poistuu. Yrittäjä voi tällöin keskittyä liiketoimintaan ja luottaa, että yrityksen ja hänen asioitaan hoitaa asiantuntijat, jotka jo keskustelevat keskenään.
”Oli lähtötilanne mikä tahansa, on yrittäjän tunnetila Lumpeen mukaan yleensä paljon helpottuneempi heti ensimmäisen keskustelun jälkeen.”
Perussopimukset kuntoon – näin pääset alkuun
Kuinka yhteistyö Premium Law’n kanssa yleensä käynnistyy? Valitettavasti melko tavallinen lähtötilanne on, että yrittäjälle on jo tullut jokin ongelma, ja yrittäjä saattaa olla henkisesti aika kuormittunut. Toisaalta yrittäjällä saattaa olla odotuksia, joita ei voidakaan hoitaa toivotulla tavalla, sillä joitain tekijöitä ei olla huomioitu aiemmissa suunnitelmissa. Oli lähtötilanne mikä tahansa, on yrittäjän tunnetila Lumpeen mukaan yleensä paljon helpottuneempi heti ensimmäisen keskustelun jälkeen.
”Aika nopeasti ollaan selvemmillä vesillä, ja yrittäjä kokee helpotuksen tunnetta, vaikka välissä olisikin ollut yllätyskäänteitä. Yrittäjällä ei välttämättä ole ylipäätään ollut aiemmin ketään, jolle jutella, sparraamisesta puhumattakaan. Meille tullessaan yrittäjä voi ulkoistaa vaikean asian ulkopuoliselle asiantuntijalle, joka tietää mitä tehdä ja ottaa kopin asioiden edistämisestä. Pelkästään tämä poistaa yrittäjän harteilta paljon henkilökohtaista murhetta”, Lumme vakuuttaa.
Konkretian tasolla ensimmäisessä tapaamisessa Premium Law’n asiantutijat haastattelevat yrittäjää, jotta saavat kokonaiskuvan juridisesta ja taloudellisesta tilanteesta. Parhaassa tapauksessa jo juristin esittämät kysymykset saavat yrittäjän ajattelemaan asioita uudesta näkökulmasta ja tämä auttaa häntä kehittämään myös liiketoimintaansa edelleen. Tämän jälkeen pohditaan vaihtoehtoja, mitä voidaan tehdä ja laaditaan yrittäjälle selkeä suunnitelma ja suositus. Aina ei ole yhtä yksiselitteistä parasta vaihtoehtoa tai juridisesti ainoaa oikeaa, vaan esimerkiksi kolme erilaista vaihtoehtoa, jotka käydään läpi ja joista yrittäjä pystyy itse valitsemaan omaan tilanteeseensa parhaan. Luotettavan asiantuntijatiedon pohjalta asiakas pystyy tekemään tietoisia valintoja, jotka ovat myös hänen omien arvojensa mukaisia.
Ovatko yrityksesi asiakirjat kunnossa? Varmistetaan se yhdessä!
Meilaa Tarulle: taru.lumme@premiumgroup.fi