Taloushallinnon digitalisaatio yhdessä tilitoimiston kanssa on varmin tapa onnistua

Taloushallinnon digitalisaatio mukaan lukien sähköiset työkalut, työn automatisointi ja prosessien digitalisointi eivät taloushallintoalalla ole enää pitkään aikaan olleet uusia asioita sen paremmin tilitoimistoille kuin suurelle osalle asiakasyrityksiäkään. Suhtautuminen digitaalisen taloushallinnon suomiin mahdollisuuksiin ja taso, jolla niitä hyödynnetään, vaihtelee kuitenkin edelleen paljon. Eri yritysten välillä on havaittavissa suuriakin eroja muun muassa siinä, miten aihepiirin koetaan koskettavan omaa liiketoimintaa.

”Kun asiat on totuttu tekemään tietyllä tavalla, on luonnollista, että muutos ja uuden oppiminen ottavat aikansa. Hallittu ja harkittu digitalisaation ja erilaisten automatisoitujen prosessien hyödyntäminen on kuitenkin ehdottomasti niin meidän kuin asiakkaankin etu,” kertoo tilitoimistoalalla vuodesta 1978 lähtien työskennellyt, Aallon Group Oyj:n hallituksen puheenjohtaja Tapani Aalto.

Taloushallinnon digitalisaatio on muutakin kuin kirjanpitomateriaalin sähköiseen muotoon viemistä

Etenkin rutiinitöitä automatisoimalla voidaan vapauttaa kaikkien resursseja tärkeämpiin tehtäviin. Ideaalitilanteessa nämä tärkeämmät tehtävät ovat sellaisia, joissa ihmisaivoista ja -kyvyistä on merkittävästi enemmän hyötyä –kuten asiakkaan liiketoiminnan tunteminen ja aikaisempaa konsultoivampi palvelu.

Digitaalisoitua taloushallintoa ei kuitenkaan tulisi sekoittaa tilanteeseen, jossa kirjanpidon materiaali on vain arkistoitu sähköiseen muotoon. Taloushallinon digitalisaatiossa pyritään tilanteeseen, jossa taloushallinnon tieto pääsee virtaamaan automatisoidusti järjestelmien välillä digitaalisessa muodossa ilman että sitä siirretään välissä takaisin analogiseen muotoon.

Tiedonkulku pitäisi siis saada mahdollisimman automaattiseksi tietojärjestelmien välillä. Jos sähköiseen muotoon kertaalleen tallennettu tieto ei ole järjestelmien tulkittavassa muodossa, tuo se vain ylimääräistä lisätyötä ja luo mielikuvaa digitaalisen taloushallinnon jähmeydestä.

Hyvänä esimerkkinä tästä Aalto mainitsee sähköpostilla toimitetun PDF-laskun: ”Sähköpostilasku on lähtökohtaisesti ihan yhtä analoginen kuin kirjekuoressa vastaanotettu paperilasku. Paperilaskun älykäs skannaaminen tai PDF-laskun tulkinta standardoituun digitaaliseen muotoon mahdollistaa digitaalisaation hyödyt, mutta on työvaiheena tarpeeton. Parasta olisi, että lasku siirtyisi toimittajalta vastaanottajalle suoraan oikeana verkkolaskuna.”

Toimintaympäristön muutokset kasaavat paineita myös yritysten käyttämien taloushallinnon työvälineiden ja -tapojen modernisoimiselle – Taloushallinnon asiantuntijasi toimii kumppanina tässä murroksessa

Ensimmäiset sähköiset kirjanpitosovellukset ovat jo yli neljäkymmentä vuotta vanhoja, ja harva on voinut täysin välttyä niiden käytöl­tä. Aalto kannustaa kaikenkokoisia, eri alojen yrityksiä tarttumaan digitalisaation mahdolli­suuksiin, vaikka välitöntä pakkoa ei aivan vielä olisikaan.

Digitalisaatiota vauhdittavat vaatimukset kui­tenkin lisääntyvät alati, jolloin myös yrityksiin kohdistuvat paineet muutokselle kasvavat. Nyt jo laki antaa tietyissä tilanteissa laskun vastaanottajalle oikeuden kieltäytyä vastaanottamasta muita kuin verkkolaskuja. Tä­män vuoksi verkkolaskujen lähetystä tukevan sähköisen myyntilaskujärjestelmän käyttöönotto voikin olla luontainen ensiaskel kohti digitaali­seen taloushallintoon siirtymistä.

Aalto kertoo tuntevansa paljon käy­tännönläheisten alojen pienyrittäjiä, jotka ei­vät mielellään tietokoneeseen koskisi. Digita­lisointiin ja sähköisiin prosesseihin liittyvistä epäilyksistä ja esteistä pitäisi kuitenkin pyrkiä yli. Taloushallinnon oma asiantuntijasi voi niin halutessasi ottaa merkittävääkin tukiroolia uusien toimintatapojen käyttöönoton suun­nittelussa, opastuksessa ja jopa käytössä.

”Pienenkin yrityksen täytyy käsitellä vastaan­ottamansa laskut, lähettää laskuja, laatia mat­kalaskuja ja niin edelleen. Yrittäjän kannattaa oikeasti pysähtyä miettimään, paljonko hän käyttää kuukaudessa omaa aikaansa talous­hallintoon ja yrityksensä maksuliikenteen hoi­toon ja laskea, miten paljon aikaa voisi sääs­tää työvaiheita nopeuttamalla tai kokonaan automatisoimalla. Tänä päivänä sovellusten käyttöliittymät alkavat olla sen verran pitkäl­le hiottuja, että harjaantumatonkin käyttäjä oppii niihin perehdytyksen avulla. Myös me taloushallinnon ammattilaiset olemme täällä opastaaksemme ja auttaaksemme asiakkai­tamme parhaiden sovelluksien valinnassa ja käytössä. Verkkolaskujen ohella esimerkik­si kulukuittien tallentaminen älypuhelimella kirjanpitoon on sellainen asia, mistä on hyvä aloittaa ja jonka hyödytkin konkretisoituvat nopeasti,” Aalto rohkaisee.

Sähköisillä ja pilvipohjaisilla työkaluilla tehoa, laatua ja turvallisuutta taloushallintoon

Vaikka taloushallintoaan ei vielä kokonaan digitalisoisikaan, voi pilvipohjaisista ja sähköisistä taloushallinnon työkaluista saada paljon hyötyjä. Yksi näistä on palvelun laadukkuus ja saavutettavuus: Jos esimerkiksi oma kirjanpitäjä on jostain syystä estynyt suorittamasta työtään, on kaikki yritykseen liittyvä tieto heti sijaisen käytettävissä kokonaisuudessaan. Näin sijaiselta ei kulu ylimääräistä aikaa tietojen keräämiseen eikä yrittäjä joudu käyttämään aikaa yrityksen perusasioiden kertaamiseen.

Tiedon turvallinen arkistoiminen, sen saatavuus ja toisaalta ajantasaisuus ovat myös tärkeitä etuja sähköisten palveluiden hyödyntämisessä. Ihanteelliseesti kaikki tarpeellinen tieto voi löytyä koottuna yhdestä paikasta, johon kaikilla asianosaisilla on pääsy. Näin esimerkiksi tilinpäätökset, raportit, tositteet sekä yrityksen hallinnolliset dokumentit löytyvät aina helposti ajasta ja paikasta riippumatta. Nykyään myös tilintarkastajille voidaan avata pääsy samoihin järjestelmiin, jolloin myös tilitoimiston ja tilintarkastajan yhteispeli tarkastusten yhteydessä tehostuu.

Viimeiseksi yksittäiseksi esimerkiksi voidaan nostaa viime aikoina suosiotaan kasvattanut vahvaan tunnistautumiseen perustuva sähköinen allekirjoitus, jota myös viranomaiset ovat vihdoin ryhtyneet hyväksymään ja hyödyntämään. Vapauden ja nopeuden lisäksi sähköinen allekirjoitus lisää tunnistautumisen varmuutta ja turvallisuutta suhteessa paperille tuherrettuihin harakanvarpaisiin. Tämän lisäksi allekirjoitettuja asiakirjoja ei tarvitse skannailla tai postitella edestakaisin saatikka järjestää erillisiä tapaamisia papereiden allekirjoittamiseen. Monet tilitoimistot hyödyntävät jo sähköistä allekirjoitusta osana taloushallintopalveluaan esimerkiksi asiakkaiden yrityshallintoon ja tilinpäätöksiin liittyvien dokumenttien allekirjoittamisessa.

Avoimet rajapinnat ja integraatioiden mahdollisuudet ovat tulevaisuudessa taloushallinnon digitalisaatiossa avainasemassa

Yhtenä haasteena digitalisaatiossa on edelleen järjestelmäkentän pirstaleisuus. Niin ohjelmistoja kuin kaikenlaisia aputyökaluja on valtavat määrät ja suurinta osaa niistä ei ole tehty keskustelemaan keskenään. ”Tällöin aikaa voi joutua käyttämään siihen, kun tietoja on siirrettävä käsin järjestelmien välillä,” kertoo Aallon Groupin Keski-Suomen aluejohtaja Miia Sarkola.

Myös Sarkola puhuu voimakkaasti digitalisaation puolesta: ”Urani olen aloittanut vuonna 1996 kirjanpitäjänä ja ehtinyt nähdä sähköistämisen koko kaaren. Siirryttyäni yrittäjäksi tein päätöksen digitalisoida koko tilitoimistoni ja vuonna 2004 hankimme järjestelmän, jolla kaikki voitiin tehdä sähköisesti. Aluksi kaikki oli paljon hitaampaa, kun opettelimme ohjelmia ja tietoja siirrettiin paperilta sähköiseen muotoon. Parissa–kolmessa vuodessa saimme kuitenkin kaiken materiaalin digitaaliseksi. Siirryttyämme täysin paperittomaan toimistoon olimme yhtä mieltä siitä, että kaikki on paljon helpompaa niin.”

Tapani Aalto ennustaa, että keskeiseen rooliin nousevat ohjelmistojen väliset avoimet rajapinnat ja muun muassa tilitoimistoilta löytyvä osaaminen niiden hyödyntämiseen. ”Toimijoita alalla on todella paljon ja jokainen luonnollisesti haluaisi varjella omaa tonttiaan. Kaikki ohjelmistotalot joutuvat ymmärtämään avoimien rajapintojen merkityksen,” Aalto kertoo ja jatkaa ”Taloushallinnon sovellustoimittajista voittajia ovat ne, jotka tarjoavat avoimia rajapintoja. Ei ole olemassa yhtä ainoaa sovellustoimittajaa, jonka sovellus palvelisi kaikkia mahdollisia tarpeita, vaan eri toimittajien sovelluksia on liitettävä yhteen avoimien rajapintojen avulla. Tämä vaatii erikoistunutta ymmärrystä ja osaamista myös tilitoimistoilta.”

Valitse valtakunnallinen, varma ja asiantunteva toimija laaja-alaisella kokemuksella

Aallon Groupin lähestymistapa järjestelmäkentän pirstaleisuuteen on tarjota tulevaisuudessa kaikille asiakkaille oma digitaalisen taloushallinnon kosketuspiste – digitaalinen asiakasportaali, joka kokoaa muun muassa asiakkaan palvelupakettiin kuuluvat sähköisen taloushallinnon työkalut, talouden ajantasaisen informaation, raportit, palkka- ja yrityshallinnon dokumenttiarkistot sekä tietoturvallisen keskustelukanavan asiakkaan ja tämän nimettyjen asiantuntijoiden välille.

”Valtakunnallisena, isona toimijana meillä on kokemusta lukuisista eri järjestelmistä ja niiden integroimisesta osaksi taloushallinnon digitaalista kokonaisuutta. Tarjoamme ja tarvittaessa autamme valitsemaan asiakkaillemme tämän tarpeisiin kulloinkin parhaiten sopivat järjestelmät,” Aalto rohkaisee.

Kiitos kuvasta Jud Mackrill & Unsplash