Asianmukaisen palkanmaksun merkitys
Palkan maksaminen on työnantajan tapa korvata työntekijälle hänen yrityksen hyväksi antamansa työpanos. Harva meistä tekisi töitä ilman palkkaa, sillä säännöllinen, luotettava palkanmaksu on elämisen kannalta välttämätöntä ja luo pohjan hyvin monelle muulle asialle arjessa.
Palkkaan liittyy myös paljon tunnelatausta. Se kertoo työntekijälle arvostuksesta, motivoi häntä tekemään parhaansa töissä ja luo turvallisuuden tunnetta.
On luonnollisesti välttämätöntä huolehtia työstä tehtyjen korvausten maksamisesta, mutta ei myöskään ole lainkaan yhdentekevää, miten se tehdään. Hyvin hoidettu palkkahallinto tarjoaa yritykselle merkittävän määrän lisäarvoa, joka kohdistuu ensisijaisesti yrityshallinnon ja -johdon toimintoihin, mutta heijastuu sitä kautta myös henkilöstön tyytyväisyyteen.
Palkkahallinnon järjestämisen velvollisuudet
Palkkahallinto pitää huolen henkilöstön palkkaukseen ja työsuhteisiin liittyvistä asioista lain ja sopimusten mukaisesti.
Tärkein noudatettava säännöstö palkkahallinnossa on lainsäädäntö – erityisesti työsopimuslaki, työaikalaki ja vuosilomalaki. Työlainsäädännössä on esimerkiksi palkanmaksuvelvollisuuksiin liittyviä pakottavia säännöksiä, joita ei voida jättää noudattamatta. Lisäksi laissa on puolipakottavia, työmarkkinajärjestöille sopimisen laista poikkeavalla tavalla mahdollistavia säännöksiä. Lain sisältämistä tahdonvaltaisista säännöksistä puolestaan voidaan poiketa haluttaessa työsopimukseen kirjatuilla muutoksilla.
Palkkahallinnossa on myös huomioitava työlainsäädäntöä täydentävät työehtosopimukset, joita voi saman organisaation työntekijöiden keskuudessa olla useampiakin. Työehtosopimuksissa sovitaan mm. työajoista, palkanmääräytymisperusteista ja lisistä.
Lisäksi henkilöstö- ja palkkahallinnon tietoja käsiteltäessä on muistettava tietoturvanäkökulma. Yleinen tietoturva-asetus GDPR edellyttää tietojenkäsittelyprosessien kuvaamista, järjestelmien tietoturvallisuutta ja aineistojen käyttöoikeuksien rajaamista vain niitä työssään tarvitseville henkilöille.
Palkkahallinnon vaatimat aika- ja osaamisresurssit
Palkkahallinto on mahdollista järjestää organisaation sisäisenä toimintona tai ulkoistaa palkkahallinnon asiantuntijalle. Mitä suuremmasta organisaatiosta on kyse, sitä enemmän palkkahallinto luonnollisesti vaatii resursseja.
Ajan käyttämisen lisäksi palkkahallinnon hoitaminen vaatii tekijältään osaamista, sillä hallittavan tiedon määrä on suuri. Palkkahallintoa hoitavien henkilöiden on oltava ajan tasalla keskeisistä laeista ja säännöksistä sekä seurattava myös jatkuvasti niissä tapahtuvia muutoksia.
Palkkahallintoon käytettävä järjestelmä
Palkkahallinnon tehokkaaseen hoitamiseen tarvitaan nykyään väistämättä palkanlaskentaohjelma tai palkkahallinnon järjestelmä. Modernin sähköisen palkkahallinnon järjestelmän käyttöönotto onkin usein tehokkain ja suoraviivaisin vaihtoehto palkkahallinnon hoitamiseen. Toisaalta ammattikäyttöön tarkoitettujen edistyneimpien järjestelmien käyttöön ottaminen on yksittäiselle organisaatiolle suuri kuluerä. Hyvä järjestelmä kuitenkin vähentää palkkahallinnon työvaiheita ja säästää työaikaa.
Usein paras vaihtoehto on antaa palkkahallinto tilitoimistokumppanin vastuulle, jolloin myös asiakasorganisaatio hyötyy tilitoimiston käyttämän nykyaikaisen järjestelmän tuomista helpotuksista arjessa.
