Yrityksen toiminnassa, ja erityisesti toiminnan kasvaessa, muodostuu yritykselle luonnollisesti edustus-, markkinointi- ja neuvottelukuluja. On yrittäjälle eduksi, jos hän ymmärtää, mitä eri kulut tarkoittavat ja miten ne on mahdollista ottaa huomioon yrityksen verotuksessa.
Edustuskulujen 50 % verovähennys kannattaa hyödyntää
Edustuskulujen eli yrityksen menojen, jotka kohdistuvat yrityksen ulkopuolisiin osapuoliin, kuten asiakkaisiin tai liiketuttaviin, on nimenomaan tarkoitus vaikuttaa uusien liikesuhteiden muodostumiseen, entisten säilyttämiseen, parantamiseen tai muutoin yritystoiminnan edistämiseen. Elinkeinotoimintaa harjoittavan yhtiön edustuskuluista voidaan yhtiön tuloverotuksessa vähentää 50 %, joskaan vähennyskelpoisuus ei koske arvonlisäveroa.
”Vähennyskelpoisia kuluja kirjataan usein vähennyskelvottomiksi yksityismenoiksi tai osakaslainoiksi, vaikka edellytykset vähennysoikeuteen olisivat olemassa. Vähennysoikeuden tulkinta liittyen edustamiseen ja sen luontaisiin tapahtumiin onkin monesti turhan suppeaa ja varovaista.”
Täysin vähennyskelpoiset markkinointi- ja neuvottelukulut
Markkinointikulut, kuten edustuskulut, kohdistuvat yhtiön ulkopuolisiin tahoihin, kun taas neuvottelukulut omaan henkilöstöön tai hallintoelimiin. Asiakkaille neuvottelujen yhteydessä tarjotut tavanomaiset kohtuuhintaiset tarjoilut voidaan kuitenkin lukea neuvottelukuluiksi dokumentin ollessa kunnossa. Kuittiin tai muuhun selvitykseen tulee kirjata tilaisuuden luonne, osallistujat ja neuvottelun tarkoitus.
Neuvottelukulut ovat kokonaan vähennyskelpoisia niin tuloverotuksen kuin arvonlisäveron osalta. Markkinointikulut ovat neuvottelukulujen tapaan lähtökohtaisesti vähennyskelpoisia yrityksen tulo- ja arvonlisäverotuksessa. Edustuskulujen ja markkinointikulujen välille on kuitenkin toisinaan vaikeaa tehdä tarkkaa rajaa. Yleispätevänä ohjeena voidaan pitää tilaisuuden tai huomionosoituksen laajuutta. Mitä vapaammalle joukolle huomionosoitus tai tilaisuus on kohdennettu, sitä todennäköisemmin kyseessä on markkinointi- kuin edustuskulu. Markkinointitilaisuudet ovatkin pääosin avoimia tilaisuuksia, joiden osallistujajoukkoa yritys ei ole ennalta rajannut.
Vähennysoikeuden tulkitseminen on usein turhan varovaista
Vähennysoikeuden tulkinta liittyen edustamiseen ja sen luontaisiin tapahtumiin on monesti turhan suppeaa ja varovaista – etenkin, jos kyseessä ovat alkoholiostot. Vähennyskelpoisia kuluja kirjataan siis vähennyskelvottomiksi yksityismenoiksi tai osakaslainoiksi, vaikka edellytykset vähennysoikeuteen olisivat olemassa. Kyseessä saattaa esimerkiksi olla hukkunut tai epäselvä kuitti, jonka korvaaminen lyhyellä, vapaamuotoisella selostuksella liiketapahtuman sisällöstä riittäisi vähennyskelpoisuuden saamiseksi. Jos olet epävarma kannattaa asia kuitenkin aina tarkistaa omalta kirjanpitäjältä. Edustusmenot ovat parhaimmillaan asiakkaista ja sidosryhmistä huolehtimista, jolla on merkittävä rooli yritystoiminnassa ja sen kasvattamisessa.
Alkoholiostokset – saako ne vähentää verotuksessa?
Alkoholiostosten osalta ollaan harvemmin tilanteessa, jossa vähennysoikeutta ei olisi tippaakaan. Alkoholilahjat asiakkaille tai sidosryhmille on verotuksessa tulkittu käytännössä aina edustamiseen liittyviksi, joka antaa niille 50 % vähennysoikeuden tuloverotuksessa. Kun alkoholia tarjoillaan omalle henkilöstölle esimerkiksi yrityksen juhlissa, on se verotuksessa täysin vähennyskelpoista. Yleisten vähennyskelpoisuutta koskevien ehtojen täyttyessä myös alkoholitarjoiluiden arvonlisäverot voidaan vähentää. Turhat pelot edustuskuluihin liittyen kannattaa unohtaa ja miettiä sen sijaan realistisesti, mitkä kulut liittyvät aidosti yritystoiminnan kasvattamiseen ja sidosryhmistä huolehtimiseen. Itseäsi mietityttävissä tai kiistanalaisissa tilanteissa asia kannattaa kuitenkin varmistaa. Saat neuvoa ja tukea kulujen tulkintaan ja ryhmittelyyn tilitoimistostasi.
Kaipaatko neuvo edustuskulujen vähennyskelpoisuuteen liittyen? Asiantuntijamme ovat apunasi kaikissa yrityksesi taloushallintoon liittyvissä kysymyksissä. Jos sinulla on jo tuttu yhteyshenkilö Aallon Groupilla, voit aina kääntyä hänen puoleensa, tai ota yhteyttä, niin mietitään yhdessä sopivat ratkaisut yrityksesi taloushallinnon tueksi!