Ajatuksena budjetointi saattaa aiheuttaa harmaita hiuksia, mutta todellisuudessa sen ei tarvitse olla kovin hankalaa tai monimutkaista. Ei ole yhtä ainoaa tai oikeaa tapaa budjetoida. Tärkeintä on, että jossain muodossa jatkuvaa talouden seurantaa tehdään – yrityksessä kuin yrityksessä. Parhaimmillaan hyvin laadittu budjetti, ja ennen kaikkea tilanteen jatkuva seuranta, ohjaavat liiketoimintaa oikeaan suuntaan, auttavat ennakoimaan tulevaa ja tarvittaessa ohjaavat reagoimaan tai muuttamaan kurssia ajoissa.
Jos yritystä johdetaan lähinnä historiaan pohjautuvan tiedon tai tuntuman perusteella, ei välttämättä saada realistista kuvaa siitä, mihin ollaan menossa. Voi olla, että näkymä yrityksen tulevaan talouskehitykseen puuttuu tai kasvutavoitteen konkretisoiminen numeroiksi ei onnistu. Siksi budjetoinnista ja taloustilanteen seurannasta kannattaakin tehdä säännöllistä tekemistä.
Miten budjetointi kannattaa aloittaa?
Budjetointia voi toteuttaa monella tavalla, eikä siihen ole yhtä oikeaa tapaa. Yksinkertaisimmillaan budjetin voi laatia esimerkiksi Excel-taulukkoon. Keskeisintä on kääntää seuranta pelkän historiatiedon analysoinnista tulevan ennakointiin. Manuaalisesti laadittuun taulukkoon liittyy kuitenkin usein haaste sen ylläpitämisestä ja päivittämisestä. Budjetoinnin avuksi on olemassa myös monia hyviä työkaluja ja järjestelmiä. Jos käytössä on budjetointiin suunniteltu järjestelmä tai ohjelmisto, johon kirjanpidon data saadaan reaaliaikaisesti, vähenee manuaalisten virheiden riski ja ennustettavuus paranee.
Aseta liiketoiminnalle realistiset, mutta kannustavat tavoitteet
Budjetointi on hyvä aloittaa aina asettamalla tavoitteet. Ne kannattaa muodostaa niin, että tavoitteet ohjaavat kohti haluttua suuntaa, mutta ovat kuitenkin realistisesti saavutettavissa. Yrityksessä on usein paras tuntemus omasta liiketoiminnasta, mutta ulkopuolinen asiantuntija voi antaa laajempaa käsitystä markkinasta yleisesti. Apuna voi olla taloushallinnon ammattilainen, kuten oma kirjanpitäjä, jolla on hyvä tuntuma toimialan yleisestä tilanteesta ja näkymä yleiseen talouden kehitykseen. Yhdessä taloushallinnon ammattilaisen kanssa voidaan varmistaa, että tavoitteet asetetaan järkevälle tasolle. Budjetointi ja talouden seuranta auttavat ymmärtämään millä keinoin pääsemme sinne, minne haluamme, ja mihin käytettävissä olevat rajalliset resurssit kannattaa ohjata.
Miksi budjetointi ja jatkuva seuranta kannattaa?
- Saadaan realistisempi käsitys yrityksen talouskehityksestä
- Ennustettavuuteen saadaan luotettavuutta
- Tarvittaessa voidaan reagoida tai kääntää kurssia ajoissa
- Voidaan tehdä taloudellisesti perusteltuja päätöksiä
Tee budjetoinnista ja talouden säännöllisestä seurannasta helppoa
Tärkeintä on, että budjetin ja tavoitteiden toteutumien seurannasta tehdään rutiinia. Sitä tukee helppo ja mutkaton tapa toteuttaa tätä teknisesti eli esimerkiksi helppokäyttöinen järjestelmä, jonka avulla näkymä yrityksen talouskehitykseen pysyy selkeänä. Automatisoitu järjestelmä minimoi myös manuaalisten virheiden riskin. Ja jotta talouden lukuja hyödynnetään yrityksen kehittämiseen järkevästi, kannattaa avuksi ottaa myös taloushallinnon ammattilaisen tuki ja neuvot. Esimerkiksi yrityksen oma kirjanpitäjä voi olla korvaamaton sparrauskumppani yritystoiminnan kehittämisessä. Parhaimmillaan budjetointi ja yrityksen taloustilanteen säännöllinen seuranta sekä ennakointi ohjaavat liiketoiminnan kehittämistä ja auttavat tarvittaessa vaikeidenkin paikkojen yli.
Me Aallon Groupilla olemme yhdistäneet helppokäyttöisen työkalun ja taloushallinnon asiantuntijan jatkuvan tuen. Aallon Groupin Helppo budjetti -tuotekokonaisuus tarjoaa nämä molemmat yhdessä paketissa ja tekee budjetoinnista sekä toteumien seurannasta helppoa. Kokonaisuus sisältää yhteiskäyttöisen järjestelmän Aallon Groupin asiantuntijan kanssa, säännölliset kuukausipalaverit ja tavoitteiden laatimisen sekä päivittämisen asiantuntijan kanssa yhdessä. Voit seurata tavoitteiden toteutumista ja yrityksen talouden ennustetta reaaliaikaisesti, saat näkyvyyden tulevan kehitykseen ja asiantuntija auttaa sinua tekemään taloudellisesti perusteltuja päätöksiä.